アフタースクールくがやまキッズについて教えてください｡

東京都杉並区にある久我山幼稚園が母体となって開設されたのが、アフタースクールくがやまキッズです。久我山幼稚園では預かり保育に力を入れており、働く保護者の支援を行ってきました。当時の地域の学童保育は、ニーズに対してキャパシティが追いついていない状況でした。幼稚園を卒業して小学校に進んだ子どもたちに対して、よりよい環境で幼稚園から連続した子どもたちの育ちというものを提供したいと考えました。数年前に建設した60周年記念館の有効活用にもつながると考え、2012年よりアフタースクールくがやまキッズを開設しました。現在では平均1日50名の子どもたちが毎日通っています。

私たちはシングルエイジエデュケーションと呼んでいますが、９歳までは人格形成にとても大切な時期だと考えています。小学校はカリキュラムがベースになった教育になりますが、アフタースクールくがやまキッズでは、子どもが主体性を持ち、いろいろな経験をして過ごして欲しいと考えています。公立の学童では基本は預かりになると思います。私たちは、いわゆる学習の支援、例えば宿題を保護者の代わりにしっかりとフォローしたり、プラスアルファで勉強も見ています。そうした学習支援に加えて、さまざまなイベント活動を行っています。例えば、季節の制作物や体を動かすドッジボールや鬼ごっこ、クッキング、体験型実験教室などを行います。特徴としては、外国人の先生のもとオールイングリッシュで活動を行ったり、幼稚園でも行なっている茶道を経験したりと、なかなか家庭では経験しにくい活動を主にイベント活動として行っています。もちろん、 誕生日会、季節のイベントなども毎月行っています。

アフタースクールくがやまキッズは「預かり」「体験」「学習」の、学童児に必要な３要素を兼ね備えた総合型学童クラブです。預かり、体験に加えて、お稽古を融合させています。働く保護者がお子さんにお稽古をと考えると土日になってしまい、どこも満員で申し込みができないという声をお聞きします。私たちは、茶道、書道、英会話、よみかきナビ、能力開発、学習塾、ピアノ、美術、体操、バレエ、スイミング、サッカーなどのお稽古と提携しており、学童保育の時間内に好きなお稽古に取り組むことができます。施設内でできないスイミング、サッカーは提携クラブが送迎をしてくれます。保護者としては送迎などに時間を割くことなく、学童保育に預けている間に学習支援や体験を得られるだけでなく、お稽古まで行うことができるのです。学童に参加している子どもたちは少なくとも一つ、多い子どもは複数のお稽古に取り組んでいます。

アフタースクールくがやまキッズでは現在､VISH株式会社の「れんらくアプリ」を活用しています｡導入のきっかけを教えてください。

以前は保育園の管理システムと独自に開発したシステムを組み合わせて使用していました。さらにパートさんの出退勤の打刻も別のシステムを使用していましたので、3つのシステムを併用していたことになります。独自開発したシステムは個人のエンジニアにお願いしたもので、開発費用は安価でしたがバグの対応や改修などへの対応に時間がかかってしまうことが多く、すぐに対応して欲しいことができないこともありました。このまま使い続けることはリスクにつながりかねないと考えました。

そんなとき、久我山幼稚園で導入している「園支援システム＋バスキャッチ」の機能を詳しく調べたところ、代替できそうなことがわかりました。そこでVISH株式会社に連絡を取り、「れんらくアプリ」を導入して、2本立て、3本立てのシステムをやめて、1本化することにしました。2020年10月に問い合わせをして契約し、11月から導入を行い、2021年1月から運用を開始しました。現在は主にお知らせメール配信、アンケート機能、学童予約(預かり機能)、イベント写真、職員勤怠管理、料金計算などを使用しています。

年度の途中でのシステムの切り替えになりますので、運用上の不安などはありませんでしたか。

やはり保護者支援という意味では、保護者の満足度が懸念事項としてありました。以前のシステムでは、毎日、イベントの写真にコメントを添えて保護者あてに配信していました。保護者はそれを見て、「こんなことを行ったんだね」と帰宅した子どもたちと共有していました。それが好評だったため心配しましたが、「れんらくアプリ」ではイベント写真として、同様の配信ができます。心配していた内容が、同様の機能で行えましたので、そこについてはスムーズに移行できたと思います。

具体的には日々「れんらくアプリ」をどのようにお使いですか。

まず朝出勤すると管理画面を立ち上げて、その日に利用する子どもたち、出席予定がお休みになる子どもたちを確認します。その後、一人ひとりの連絡帳で、その日の帰り時間、お迎えに来る時間だったり、何時に一人で帰るのかを確認して、ホワイトボードに書き出します。そして、保護者に「確認しました」というメールをお送りします。

実際に子どもたちがアフタースクールくがやまキッズに来るのは14時30分頃からです。入室の際は、子どもたちにタブレットで入室時刻を打刻してもらいます。一通り入室が済んだ後は、来ているのに打刻していない子どもはいないか、来る予定なのに来ていない子どもはいないかを確認して、必要に応じて保護者に連絡を取る場合もあります。
この後、預かりとしての学習支援やイベント体験、子どもによってはお稽古があります。この間は管理画面にふれることはありません。

そして子どもたちが退室するときにまた、タブレットで退室時刻の打刻をしてもらいます。このときも打刻忘れがないか、予定通りの時間に子どもたちが帰っているかの確認を行います。

基本的に子どもたちが帰った後に、その日のイベントの写真とコメントをイベント写真に記載して、保護者あてに配信しています。

お稽古に関しては、アフタースクールくがやまキッズで管理しているのですか。

お稽古はそれぞれのお稽古の主催者と保護者が直接契約していただいています。場所として久我山幼稚園内の施設を使用するものが多いのですが、あくまでも保護者と子どもが必要と思ったものを選んで、学んでいただくものです。
もちろん、アフタースクールくがやまキッズとしては、誰がいつどのお稽古を行うかについては把握しています。保護者の方でも連絡帳で「今日は何時から何のお稽古です」と知らせてくださる方もいますので、時間になったら稽古場所への移動や提携スクールの送迎バスへの誘導などはきちんと行っています。

「れんらくアプリ」の導入効果を教えてください。

1．3つのシステムを1本化できた。

学童の管理システム、独自開発のシステム、パートの出退勤の打刻システムと3つのシステムを使って管理していましたが、「れんらくアプリ」の導入で、それらを1本化することができました。あちらの画面を見て、こちらの画面を見るということもなくなり、一つのシステムで管理できることで効率化、合理化につながっています。

2．保護者と連絡が取りやすくなった。

お知らせやメールの活用だけでなく、忘れ物や来るはずの子どもが来ない場合などは「アンケート機能」を使って、保護者と連絡を取っています。もちろん電話で連絡を取る場合もありますが、基本的に保護者は働いていますので、電話よりもアンケート機能の方が連絡が取りやすいようです。このように「れんらくアプリ」を通じて連絡が取りやすくなったことは大きなメリットです。
もちろん「アンケート機能」は意見を伺ったり、来年度の予定の確認など、アンケートとしても活用しています。

3．以前のシステムの機能を代替できた。

先ほどお話しした、毎日、イベントの写真とコメントを配信する機能と同様の機能があり、イベント写真として同様の配信ができていることは大きなメリットです。保護者に好評だっただけに、同じ取り組みを続けられることは高く評価しています。

今後の活用予定や「れんらくアプリ」、VISH株式会社へのリクエストがありましたらお聞かせください。

いくつかリクエストがありますが、一つは学童予約(預かり機能)で予約を受け付けていますが、振替をもっとスムーズにできるようになるといいですね。休日振替、通常振替など、いくつかのパターンを作成して対応していますが、どうしても手動の部分かなくなりません。この辺りのアップデートに期待しています。

もう一つは定員についてです。高低学年などの条件ごとで定員枠を設定している日に、一つの定員枠で欠席者が出ると定員の合計に1名の空きがあることになります。
現状は満員の定員枠はそのまま満員で保護者に伝わってしまいます。中には当日、どうしても預けたいという保護者もいらっしゃいますが、現状ではそのニーズに対応できていません。この定員についてのご検討をお願いしたいと思います。

常日頃から使い方へのアドバイスや、こうするともっと上手く使えるというご提案は非常に助かっています。今後も引き続きアドバイス、サポートと、アップデートに期待しています。