金田スイミングクラブ立川立飛 様
新たなプールでのオープンに伴い、「スクール管理システム+バスキャッチ」を導入。
会員管理、進級管理などの活用に加え、運用の工夫で顧客満足の向上につなげることができます。
金田スイミングクラブ立川立飛
民間初のスイミングクラブとして50年以上の歴史を持つ金田スイミングクラブ立川立飛は、プール老朽化のため2018年7月に一度閉館し、2021年2月にプールを新設して再オープンしました。このオープンに合せて、VISH株式会社の「スクール管理システム+バスキャッチ」が導入されました。導入の経緯や導入効果、そして運用での工夫などについて、金田スイミングクラブ立川立飛の皆さまに詳しくお聞きしました。
【写真左から】
副支配人 金田和也様、代表取締役 八塚明憲様、専務取締役 八塚洋子様、コーチ 岡崎和恵様、コーチ 田野弘晃様
オリンピック選手を始め、数多くの選手を育成
金田スイミングクラブ立川立飛について教えてください。
金田スイミングクラブ立川立飛は2021年2月に、プールを新設して再オープンしました。そもそも当クラブは1968年にあきる野市にある東京サマーランドのプールで、金田スイミングスクールを始めたのがスタートです。1971年より小金井市に移転し、民間初のスイミンググラブとして指導を行ってきました。そしてプールの老朽化のため、2018年7月28日にいったん閉館をしました。その間、オリンピック選手を始め、数多くの選手を育成しています。もちろん、健康増進のために水泳をという子どもたちや小中高校生、大人たちも数多く通っており、一番多いときは6000名の会員が在籍していました。
2018年7月の閉館の際は、本当にこれで終わりと決めており、半年ほど前から新規募集を停止し、選手についてはもっと前から募集をしませんでした。ただ、会員や元スタッフ、選手からも再開を望む声が多く寄せられていました。そして次代を担う若い世代である支配人の八塚洋明、そして2012年ロンドンオリンピック代表選手でもある副支配人の金田和也らが「自分たちにやらせて欲しい」と決意を表したことで、再開に向けて動き出しました。
そこからはプールを建設する土地探しが始りました。小金井時代は駐車場が十分に確保できておらず、渋滞など周囲にも迷惑をかけていましたので、600～800坪の土地を探していました。しかし、そんなまとまった土地はなかなか出てきません。いくつか候補も出てきましたが簡単にはまとまりませんでした。そんな中、不動産事業を中核とする立川市の立飛グループの全面的なバックアップをいただき、2021年2月に再スタートすることができました。
新しいプールについて教えてください。
まず日本水泳連盟公認競技用プールであることがあげられます。この地域から一人でも多く世界に羽ばたく選手を育てたいという強い気持ちと、近隣地域に公認プールがありませんので、地域のお役にも立ちたいという思いでこのプールを造りました。プールのスペックは25m×12.5m、6レーン（レーン幅2.0ｍ）で水深設定可能可動床完備 (0cm～135cm)、SEIKOバックプレート付きスタート台を完備しています。
特徴としては、可動床を採用したことがあげられます。床が上下することで、子どもたちの身長やレベルに合わせて水深を変え、安全安心に指導できます。また、プールの床を上げることで保温効果もあります。当クラブではレッスンごとに、つまり1日に何回も可動床を動かして水深を変えています。可動床を採用しているプールの中でも、ここまで多く可動床を動かしているところはなく、その点でも注目を集めています。
指導方針について教えてください。
当クラブにはジュニアクラスから特進クラス、選手クラス、成人クラス、またベビークラス、親子水遊びクラスなどがあります。年齢的には未就学児～小学生が最も多く、男女比は同等程度でジュニアクラスが人気です。
レッスンではヘルパーといわれる浮き具を一切使わず、フォームを重視した指導を行っています。そのため少数グループで指導にあたります。レッスン時間は60分ですが、最後の10分間はプールで自由に遊べる時間にあてています。やはり水泳は楽しいものであるべきだと考えていますので、レッスンだけでなく遊びの時間も大切になります。
事務業務の効率化が図れて、リスクや負担が軽減できる
金田スイミングクラブ立川立飛では2021年2月の再オープンに合せて、VISH株式会社の「スクール管理システム+バスキャッチ」を導入されました。導入のきっかけを教えてください。
再スタートを決めてから、プール建設用地探しと同時に各地のスイミングクラブを見学させてもらいました。それまでの当クラブでは管理業務は手書きのアナログなやり方でした。他のクラブではどうやっているのかを見せてもらうと、入退館の管理、会員の管理、進級の管理、そして会費の口座振替、送迎バスの乗降管理など、みなさんシステムを活用されています。いろいろなコーチに聞いてみると、みな声を揃えて「スクール管理システム+バスキャッチ」がいいよ、と高い評価を聞きました。どこがいいのかを聞くと、使いやすいし、毎年毎年無償のバージョンアップを続けていて、どんどんよくなっているといいます。システムについては、支配人、副支配人に進めてもらうことし、VISH株式会社に問い合せをしました。2020年11月にシステムの説明会を行ってもらい、翌2021年2月からの導入を決めました。その頃はプール建設中でしたので事務所はなく、自宅にまで説明にきてくれたのは、とても助かりました。
以前は手書きでのアナログな管理とのことでしたが、どのようなやり方をされていたのですか。
クラスの管理、進級・進級テストの管理、集金など、すべてが紙ベースでの管理でしたね。例えば、会費の集金は現金で持参してもらい、受け取ったら会員カードに領収印を捺していました。
振替制度は当クラブではかなり早い時期に始めていました。紙にこのクラスの何曜日は何人空きがあるかを書いておいて、電話で受け付けてそこに記入していきました。ただ、電話でのやり取りですから、時間もかかりますし、記入ミスなどが起こることもありました。
また、以前は問い合せや欠席連絡などすべての連絡が電話でしたので、受付には3名おり、電話対応などにフル稼働していました。
「スクール管理システム+バスキャッチ」の導入はスムーズでしたか。
既存会員がいない状態でしたので、会員情報の入力はありませんでした。クラス編成や振替の仕組み、進級テストの管理、そして口座振替と入退館チェックインのオプションも導入しましたので、それらをどのように使っていくかを検討しました。使い方などで不明点が出た場合は、すぐにVISH株式会社のサポート担当に連絡を取りました。ほとんどの課題がその場で解決できたことは、プールのオープン準備も進めていただけに助かりました。
現在はどのような機能を活用されていますか。
基本機能では、スクール管理の進級管理、クラス編成、出欠状況の管理、出席名簿など、そして振替予約・欠席連絡、休講や休館連絡、お知らせのメール配信などを活用しています。
オプション機能では、会費管理・口座引き落し機能と入退館チェックインを導入しています。
オプション機能を導入された理由を教えてください。
先にお話ししたように以前は会費は現金で集金をしていました。現金を取り扱うことは、会員と保護者、当クラブにおいても紛失などのリスクにつながりかねません。また、スタッフには現金を扱うという責任と精神的負担もあったことと思います。事務業務の効率化が図れて、リスクや負担が軽減できるならと導入しました。
また、入退館の管理も以前は手書きでしたが、正確な人数を把握しにくい面もありました。正確に入退館した人数を把握するとともに、保護者に入退館を知らせるメールが届きますので、保護者の安心という部分も考慮して導入しました。
記録をもとにした適切な指導ができる
「スクール管理システム+バスキャッチ」の導入効果を教えてください。
1. 事務業務の効率化・合理化につながる。
以前は3名いた受付担当も、現在では1名で対応できるようになりました。さまざまな管理業務が「スクール管理システム+バスキャッチ」に集約できましたので、事務業務の効率化・合理化につながっています。そこに費やしていた時間は、指導の準備などに充てられるようになっています。
2. コミュニケーションが取りやすく、指導に役立てられる。
指導の打ち合わせでも、以前はコーチ同士が直接話すことでしかコミュニケーションは取れませんでした。現在では「スクール管理システム+バスキャッチ」に記録された内容で、指導の状況を確認できます。すると担当者が不在でも指導内容や各人のレベルについての情報を把握できますので、指導内容の検討を進めることができます。
そして進級テストの際は、前回合格しなかった子どもの記録には、前回はどこがダメだったのかが「スクール管理システム+バスキャッチ」に記録されています。その内容をタブレットなどで参照することで、ここを注意してやってみようといった指導ができるようになりました。以前は紙ベースでしたので、前回の記録を参照することはしにくく、アドバイスはコーチの記憶頼みのところがありました。
3. オープン当時の好印象につながった。
現在のプールのオープンは2021年2月、コロナ禍のまっただ中でした。そのときに非接触で会員や保護者とやり取りができる「スクール管理システム+バスキャッチ」を導入していたことは、好印象につながったと思います。保護者とはれんらくアプリで連絡を取りあえますし、入退館もICカードでのチェックインですから非接触でした。こうした非接触の部分を導入していたことは、最初から順調に会員数が伸びた一因になったと考えています。
4. メールのやり取りで記録が残る
以前の電話対応だと、丁寧に対応しているつもりでも、言った・言わない、というトラブルが起こることもありました。現在はれんらくアプリを通じて、保護者とやり取りをしていますので、明確に記録が残り、言った・言わない的なトラブルに発展することを防いでくれています。
入館時に鳴るブザー音で忘れ物や誕生日に対応
「スクール管理システム+バスキャッチ」の運用で工夫されていることがありましたらお教えください。
1. 入退館チェックインの入館時に鳴るブザー音を変えて、忘れ物や誕生日に対応。
入退館チェックインで入館時にICカードをかざすとブザーが鳴ります。当クラブでは。その音を、1.通常の音、2.誕生日、3.忘れ物、4.支払関連で鳴り分けるようにしています。誕生日の音が鳴ったら、受付スタッフなどが「誕生日おめでとう」と声をかけますし、忘れ物の音の場合は、忘れ物の確認を行っています。以前、忘れ物は「忘れました」という申告を受けないかぎり、なかなかお渡しする機会を作ることは困難でした。受付では気にかけて声がけをしていましたが、必ず声をかけられたわけではありません。現在は名前が判明している忘れ物は会員管理に登録して、入館時のブザーでわかるようにしましたので、その場で「忘れていませんか」と声をかけることができます。これにより、忘れ物がきちんと本人に返却される割合がぐんと高まりました。こうした運用の工夫は顧客満足の向上につながっていくと期待しています。
また、支払関連の音の場合は、保護者に「会費の支払が確認できていませんが」と声をかけることで、支払いを促すことができます。
2. 進級テストの結果は、あえて翌日から参照できるように。
導入当初は進級テストが終わり、その結果を「スクール管理システム+バスキャッチ」に登録すると、すぐに保護者もれんらくアプリを通じて、結果を知ることができるようにしていました。しかし、テストをしながらタブレットで記録していると、説明が不十分だったり、ときには誤字・脱字もありました。子どもたちの進級テストの結果がすぐにわかることは、保護者に好評でした。でも、不十分な内容でお伝えするのはよくないと考えました。そこでいったん入力内容を見直してから、正しい情報として進級テストの結果をお伝えするよう変更しました。現在では翌日以降に結果を見ることができるようにしています。
写真右：エントランスには東京オリンピックで2つの金メダルを獲得した大橋悠依選手と銀メダルを獲得した本多灯選手のサインも
使いこなせていない機能を使っていきたい
「スクール管理システム+バスキャッチ」の今後の活用予定やリクエスト、VISH株式会社への期待などがありましたら教えてください。
まだ使いこなしていない機能がありますので、そこを使いこなしていく際のサポートをよろしくお願いします。また、こういう風にできないか、といったリクエストには何回もお応えいただいており、感謝しています。
現在、新規入会時は申込書と入会金を現金で持参しての手続きとなっています。こうした手続きも「スクール管理システム+バスキャッチ」を活用して効率化できるようでしたら、ご提案をお待ちしています。
金田スイミングクラブの皆さま、今回は貴重なお話をありがとうございました。
今後もより使いやすい機能や運営支援をご提供できるよう、サービス向上に努めてまいります。引き続きよろしくお願い申し上げます。
スクール管理システム＋バスキャッチでは、Zoomを活用した無料オンライン相談・デモ紹介を実施しております。専門スキルを持ったスタッフが対応いたしますので、どんなことでもお気軽にご相談ください。
取材日時 2023年2月
