園での「園支援システム＋バスキャッチ」の導入効果を教えてください。

幼稚園　
1. 朝の欠席連絡の電話が激減しました。

当園は朝7時半から開けています。3名が7時半からいますが、風邪やインフルエンザが流行っている時期は電話が鳴りっぱなしでした。
今では朝の欠席連絡の電話が鳴ることはほとんどなくなりましたので、きちんと子どもたちを迎えています。

2. 預かり保育の予約管理が簡単になりました。

以前は、預かり保育の利用予定を申し込み用紙に1ヵ月分記入して提出してもらっていました。ただ、子どもたちの体調だったり、保護者の都合で変更が多く、一度もらった申し込み用紙のままで確定はせず、毎日内容が変動していました。

今ではれんらくアプリで保護者は預かり保育の予約と変更を行っています。最新の予約状況を「園支援システム＋バスキャッチ」で見れますので、変更を追記したりする必要がなくなりました。 利用料金の集計も自動でできるようになり、作業的にはずいぶんと楽になりました。ただ、市に提出する無償化の書類では補助額を差し引いた利用料の記載が必要です。「園支援システム＋バスキャッチ」では実績値、つまり補助額を差し引かない金額のため、この市への提出書類作成は手作業になっています。こちらも自動化できると嬉しいですね。

3. アレルギーに配慮したお弁当の注文ができます。

お弁当の注文も紙でもらっていました。ただ、数字が読みにくく、1か7か判別できない場合には、担任の先生を通じて保護者に確認を取ってもらいました。また、お休みした際、欠席連絡を受けた人はその園児がお弁当を注文しているかはわかりません。紙で管理していたときは、キャンセルだからと取消線を書いたつもりが書いていなかったりということもありました。お弁当の数を間違えると、お弁当が足りないことにもなりかねません。
現在では、れんらくアプリで注文ができますし、欠席連絡をいれると、同時にお弁当もキャンセルされるようになっていますので、集計、確認はずいぶんと楽になりました。

また、園児の中にはアレルギーがある子どももいます。アレルギーの子どもに対して除去食を用意するのですが、システム上で「アレルギー項目」を作成して、子どもごとにアレルギーがあるかどうかを設定することで、お弁当の注文予約の一覧からアレルギーがある子が分かるため、弁当業者への伝達もスムーズになりました。

4. 預かり保育に残る園児が朝の段階でわかります。

以前は、預かり保育担当から今日の預かり保育の名簿をもらってから、降園の時間に預かり保育の園児と降園の園児を分けていました。実際に預かり保育の担当が出勤するのは昼からですので、その名簿は降園の時間ギリギリになることもありました。
今では、朝の段階で欠席者がわかるだけでなく、今日の預かり保育の園児もわかります。すると何かのついでに園児に声をかけたりと、降園の時間にはスムーズに預かり保育と降園の園児たちを分けるができます。そうした作業の時間が短縮されることに加え、心に余裕を持って保育に取り組めます。

5. ペーパーレスが一気に進みました。

れんらくアプリで保護者とやり取りをするようになってから、お便りは紙での配布ではなく、PDFでお知らせ配信にしています。一部、どうしても紙である必要があるものだけを紙で配布しています。ですので、導入後はペーパーレスが一気に進みました。担任の先生がお便りを配布する手間、紙を折ったり、園児のカバンに入れたりという作業もほとんどなくなり、効率化が進んでいます。

6. 印鑑をおすことがほとんどなくなりました。

夏にはプール遊びを行いますが、それにつきものなのが健康観察表です。保護者から「今日はプールに入れます」と記入して印鑑を押した健康観察表が届きますので、内容を確認しながら担任もまた印鑑をおして、その健康観察表はお帰りの際、保護者にお返しします。子どもたちを水着に着替えさせながらの作業でしたから、自分が着替える時間がないこともありました。
今ではれんらくアプリでプール遊びの参加／不参加や健康状態もわかりますので、子どもたちの着替えを見ながら、プール遊びの準備ができます。

「園支援システム＋バスキャッチ」の導入で業務の効率化、働き方改革の一助にはなったのでしょうか。

幼稚園　さまざまな面で自動集計などできることが増え、その分効率化が進み、子どもたちと向き合う時間は確実に増えていると思います。ただ、教職員の勤務時間、残業の有無に関しては、ここ数年はコロナ禍で外に向けた活動がほとんどでき、なかった分、教職員の残業は少なかったわけです。コロナが落ち着いてきて、今年は外に向けた活動ができるようになりました。するとその準備に時間を取られることがあります。環境が異なりますので、残業などの単純比較は難しいですね。

全15園で導入が行われて、約3ヵ月が経ちました。各園での活用状況などはいかがでしょうか。

委員会　各園とも活用しているようです。導入後に、活用状況と疑問解決を目的にした研修をVISH株式会社に参加してもらって実施しました。各園から担当者など複数名が参加して、オンラインでの配信も行いました。内容は、VISH株式会社からの機能の紹介と、使い方のヒントを教えてもらい、その後は各先生からの質問に答えたり、提案をしてもらいました。そして各園から活用状況、便利なこと、困ったことなどを紹介してもらいました。皆さんがすごく前向きに活用していることがわかり、嬉しくなりました。

また、各園での活用状況の共有が進むと、各園での実情に合わせた使い方だけでなく、いろいろな使い方があることを知っていただけることで、活用方法の集約も進むと期待しています。教職員は市の職員ですから、異動もあります。他の園に異動して、そこで独自の使い方を知るのではなく、共通した活用方法を知っておいてもらうことも大切になります。

「園支援システム＋バスキャッチ」並びにVISH株式会社へのリクエストなどがありましたらお教えください。

幼稚園　先にお話しした、市に提出する預かり保育の書類が「園支援システム＋バスキャッチ」で自動で出せるようになると、さらに効率化が進むと思いますので、ぜひご検討とアップデートをお願いします。また、導入当初よりはサポートへのお電話は減ったと思います。ただ、これからもちょっとした疑問でご連絡することも多いと思いますので、よろしくお願いします。

委員会　「園支援システム＋バスキャッチ」の導入にあたっては、各園に対してオンラインだけでなくオフラインでも、導入前と導入後にフォローしていただきました。新たな取り組みで不安を抱いている教職員にとって、大きな助けになったことと思います。これからも新機能や使い方の提案、そして各園へのフォローをよろしくお願いいたします。