社会福祉法人太陽 横川学童保育所様
複雑な請求業務をシステム化できたのは、「学童保育支援システム」の導入と一緒に考えてくれた、VISH株式会社のサポートの賜物です。
社会福祉法人太陽 横川学童保育所（あさがおクラブ・ひまわりクラブ・よつばクラブ）ひまわりクラブ 主任 平野明奈様（中）、神谷様（左）、深谷様（右）
愛知県半田市の社会福祉法人太陽 横川学童保育所では、2005年4月年より業務委託者として学童保育所を運営しています。長らくアナログで管理業務を行ってきましたが、2023年4月よりVISH株式会社の「学童保育支援システム」を導入しました。導入の経緯やシステムに求めた機能、導入効果、導入による変更点などについて、社会福祉法人太陽 横川学童保育所 ひまわりクラブ 主任 平野明奈様にお話を伺いました。
地域の子育て拠点として
社会福祉法人太陽 横川学童保育所について教えてください。
横川学童保育所を運営する社会福祉法人太陽は、2000年3月の認可外保育所開設からスタートしました。そして2005年4月に放課後児童クラブ「横川学童保育所 ひまわりクラブ」を、2009年4月に放課後児童クラブ「学童保育所 あさがおクラブ」を設立しています。さらに横川小学校内に「よつばクラブ」を設置しています。もともと半田市内には児童館がない地域があり、半田市から委託を受け放課後児童クラブの運営を始めました。
現在、社会福祉法人太陽では7つの保育園、3つの学童保育所、4つの放課後等デイサービス、さらに子育て支援事業、児童発達支援事業、児童発達支援センターの運営を行っています。
社会福祉法人太陽は地域に密着し、網の目のように子育て世代の中に入り、困っている保護者の方はいないか、気になる子はいないかを保育のプロ、支援相談員のプロとして地域を見守っています。子育てに悩む親子に寄り添い、行政や専門機関との架け橋になるよう努めていくことに、民間である社会福祉法人の役割があると考えています。
私たちが今までに実践してきた0､1､2歳児の保育所、学童保育所の支援からみえてきた手ごたえは、小さいころからその子のことも保護者のことも知っている間柄だということです。職員が子どもの将来を見据えて支援ができるよう、職員の質の向上とともに、地域の子育て拠点としての法人の組織づくりを進めていきます。
求めていたのは、請求に関する機能
横川学童保育所では2023年4月から、VISH株式会社の「学童保育支援システム」を導入し活用しています。導入前、学童の管理はどのようにされていたのですか。
すべてアナログでした。児童の入退室は児童が来ると出席簿に手書きで◯印をつけていました。保護者との連絡は電話です。
報告書は出席簿を見て、児童がこの日は何人来たかを数えて集計して報告しました。Excelにも打ち込んで形としては残していましたが、目で見て数えていました。また、紙ですから紛失もありました。
世の中デジタル化の時代なのに、自分たちの仕事は効率が悪すぎる、ちょっと変えていかないといけないと考え、何かシステムを利用できないかと探し始めました。
どのようにして探しましたか。
ネット検索で探しましたし、法人で運営している保育園で使っている管理システムを見せてもらったりしました。資料請求ではいくつかのシステムを拝見しましたが、具体的に話を聞き比較検討したのは、保育園で使っているシステムとVISH株式会社の「学童保育支援システム」です。
比較検討されたのはどのような要件でしたか。
私たちが一番求めていたのは、請求に関する機能です。毎月、保護者に請求するのは保育料だけではなく、おやつ代や工作費、少し特殊なものとしては給食費など数多くあります。今まで手作業で集計から請求まで行っている請求業務を、システム化したいと考えました。言葉は悪いですが、自分たちが使いやすい仕組み、自分たちがやりやすくて都合がいいシステムはないかと探しました。
すると請求業務がシステム化できるかが決め手になったのですね。
そうですね。保育園で使っているシステムは一通りできるのですが、私たちがシステム化したかったキャンセル料だったり、項目の自由な編集がちょっと難しかったですね。保育園での使っている様子を知っている職員は、サポートの面など長い目で見ると同じシステムの方がいいのではないか、という意見もありました。
比較するとVISH株式会社の「学童保育支援システム」の方が、自分たちがやりたい請求内容を細かなところまで反映した請求業務がシステム化できると判断して、導入を決めました。
もちろんサポートの面、コストの面も比較検討した上での決定です。
導入ではVISH株式会社は一緒に取り組んでくれた
実際に「学童保育支援システム」を導入して、請求業務をシステムに載せるのは大変ではなかったですか。
初期設定が難しくて大変でした。ただ、VISH株式会社としっかりと打ち合わせをし、パッケージが持つ機能をどのように使えば、私たちがやりたい請求業務のシステム化が実現できるのか、VISH株式会社は一緒に取り組んでくれました。
私たちが毎月保護者からいただいている内容は、月極の保育料、教材費、早朝延長料金、給食費、土曜保育料などがあり、長期休暇も別料金です。これだけの項目がありますから、一人ひとり金額が違い、一律ではありません。また、給食に関しては予約が取れること、その予約をキャンセルした場合、1週間前からはキャンセル料が発生することも必要でした。
こうした内容を最終的に自動で集計できるように、VISH株式会社にサポートしてもらいながら、導入の準備を進めました。やはり自分たちで自由に項目の編集ができ、項目を増やしたり減らしたりできるのは望んでいた機能です。それができるようになったのは嬉しかったですし、今でも一番使っている機能です。
1週間を見込んでいた請求業務が自動化
請求業務をシステム化できた「学童保育支援システム」の導入効果を教えてください。
1.1週間の請求作業時間が、自動計算で済むようになった
以前の請求業務は、児童一人ひとりの1ヵ月の集計・計算を行い、ダブルチェックし、請求書を印刷して保護者に手渡ししていましたので、1週間の作業時間を見込んでいました。
その請求業務が「学童保育支援システム」で自動計算され、それをチェックしてれんらくアプリでお知らせするだけになりました。請求業務そのものも効率化されましたし、紙代やインク代といった印刷に関わる節約にもつながりました。
2.予約や活動制限など細かな設定ができ、効率化につながった
土曜保育の出席予約や給食の予約など、今までは電話と紙で対応していた予約が「学童保育支援システム」ですべて対応できるようになりました。
例えば土曜保育は予約をしてもらい、児童が入室すれば出席、入室しなければ欠席とし、予約のみ・欠席連絡なしで管理できるように設定しました。
また、習いごとなどで曜日によるお休みの設定や、早迎えの児童の活動制限も細かく設定しています。早迎えなのに連絡漏れで公園に出かけてしまった、といったミスを防げます。
3.記録が残るので保護者とのトラブル回避につながる
電話や紙での予約の場合、記入漏れやミス、紛失などで保護者とのトラブルにつながりかねないケースもありました。「学童保育支援システム」は給食など各種予約の履歴が残りますので、保護者とのトラブル回避につながっています。「学童保育支援システム」の管理画面では、その予約が保護者の操作によるものなのか、職員の操作によるものなのかが記録されています。保護者はれんらくアプリで自身の予約の履歴が確認できますので、言った言わないのようなトラブルはなくなりました。
4.行政に提出する書類作成の手間がなくなる
まだ実際に監査に立ちあったことはありませんが、監査に必要となる出席簿は「学童保育支援システム」から出力するだけで用意できます。
また、減免区分ごとに利用児童が何人来たかを行政に毎月報告する必要があります。こちらもシステム上で一括管理・出力ができますので、そのための集計や書類づくりの手間がなくなりました。児童が利用を止めたり、保護者の収入が変更された場合も翌月からの区分を入力しておけますので、変更への対応もスムーズにできます。
入退室管理がいろいろな意味で大幅に変わる
「学童保育支援システム」を導入して、保育の現場での変化を教えてください。
1.入退室管理（タブレット打刻）が大きく変化
以前は児童が来ると出席簿に手書きで◯印を書いて記録していました。それが入室時は職員が、帰りは保護者がタブレットのボタンで打刻するようになりました。入室の際、保護者に入室しましたと通知が行くことも、保護者の安心につながっていると思います。
入退室の際にやっていること自体は手書きがタブレットに変わっただけで、内容は大きく変わっていません。でもタブレット打刻で記録されたデータはきちんと記録され、紛失の心配もありません。後で報告書や資料としても出力できます。また、出席簿は1つしかありませんので、１人の職員しかそのときの入退室管理ができません。でもシステムで管理し、タブレット打刻になったことで、職員誰もが入退室管理ができるようになりました。
また入退室時に保護者に通知が入ることで、子どもの安全面も確保できるようになりました。
そうした意味からも、入退室の管理業務が大幅に変わりました。
2.電話による業務がほとんどなくなり、保育の時間が増えた
欠席連絡を電話で受けていたときは、メモを取って出席簿に記入しました。ただスペースが限られるため、欠席理由などを書くことはできませんでした。また、何日から何日と言われた場合、その内容をきちんと出席簿に残すことは大変でした。今ではれんらくアプリを通じて欠席連絡は保護者が記入してくれますので、ずいぶんと職員の手間が軽減されました。
出席予定の児童が来ない場合、以前はすぐに保護者に電話で連絡を取っていました。児童の安全が確認できるまで、30分から1時間は必要でした。現在は定型文を用意してあり、保護者にまずメールで連絡をします。今はほとんどの場合、そのメールを見て連絡をいただけます。メール送信から15分経っても連絡がない場合には、電話をしています。この対応でだいたいの場合10分程度で連絡がつきます。こうした電話にかかる時間が大きく削減され、その分児童と向き合える時間が増えました。
3.アンケート機能で予定の確認ができる
予約機能を使うほどではなく、イベント関係での利用予定に関しては、アンケート機能を活用しています。事前に学童の利用予定を知ることができますで、こちらの職員の配置など予定も立てやすくなります。
より一層使いこなしていきたい
「学童保育支援システム」の今後の活用予定がありましたら教えてください。
今話題になっているのが祖父母のお迎えです。祖父母がお迎えに来る場合、れんらくアプリの早迎えボタンを使って祖父母迎えであることを教えてもらっています。ただ、保護者が忘れる場合もあり、その場合は確認に時間がかかります。VISH株式会社に相談したところ、ORコードを使ってのお迎えや管理画面への画像登録などを教えてもらいました。ただQRコードを忘れたらどうするか、タブレットの使用権限などにより現場での使用に課題がありました。お迎え時に対面で保護者と会話することも大切にしていきたいので、VISH株式会社に相談しつつ、より一層使いこなしていきたいと考えています。
「学童保育支援システム」並びにVISH株式会社へのリクエスト、期待などがありましたらお聞かせください。
請求業務で追加料金のパターンをいくつか作成した際、きちんと反映されない場合があります。請求データとの紐付けがうまくできていないのかもしれません。そんな際、サポートにご連絡すればすぐに教えてもらえますが、自分たちでもできるようになりたいと考えています。操作マニュアルは各管理画面に掲載されていますが、機能を横断したり紐付けたりの場合、すぐに見つけられません。紙ベースでも構いませんので、網羅的に内容が把握できる詳しめのマニュアルがあれば助かります。
いろいろと細かな面でのご相談をしていくと思いますが、ご対応とご提案、よろしくお願いします。
社会福祉法人太陽 横川学童保育所様、
本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。
学童保育所向け「学童保育支援システム」にご興味を持って頂けるようでしたら、お電話やリモートツールを活用したデモを実施致します。また、無料の資料発送も行っておりますので、ご用命の際は下記のフォームよりご依頼ください。
