2拠点5単位を運営し約210名が利用

出欠管理と集計、保護者との連絡でICTが必要

榛東村社会福祉協議会では2024年4月にVISH株式会社の「学童保育支援システム」を導入し、7月より運用を開始しました。学童保育所にICTを導入された背景について教えてください。

ICTの導入を検討した理由はいくつかありますが、まずは日々の出欠管理と、その集計結果を行政に提出する書類の作成が挙げられます。

学童保育を始めて以来、児童の出欠状況をExcelで作成した出席簿を紙に出力し、支援員が手書きで記入していました。例えば、登所した児童の名前を確認して、今日の欄に入所時刻を記入、降所の際には帰る児童の名前と時刻を確認して降所時刻を記入していました。これを1ヵ月単位で北と南の担当がExcelに転記し、学童保育所の本部に回して、本部にてデータを結合し、最終的に行政に提出する書類を作成していました。つまり、基本的に紙ベースでの管理が中心で、手書きと転記・編集作業に時間を割いていました。

欠席については、原則として保護者には紙の欠席票を事前に提出してもらい、急なお休みの時は保護者からの電話連絡を受けて出欠簿に✕印を記入していました。こうした連絡を受け支援員が出欠簿に手書きで転記する際に、名前を間違えたり段を間違えたりといったミスが発生することもありました。こうした連絡業務もICTで改善できないかと考えていました。

ICT導入の背景として、出欠管理や保護者との連絡が課題だったのですね

その通りです。特にICTの必要性を強く感じたのは、コロナ禍での一斉休校時でした。2020年2月27日に政府から公立小中学校の一斉休校（休業）要請が発出され、学童保育も今後の方針が定まらず、公立小中学校に合わせて対応することにしました。その際、翌日までに全保護者への連絡が必要となり、お知らせのプリントを作成し、全児童の自宅に職員が手分けをしてポスティングしました。電話での連絡も検討しましたが、つながらない家庭も多く、コールバックを依頼しても対応できる職員がいない状況でした。そのため、ポスティングが最も確実で効率的な手段だと判断しました。

学童に登録している児童の全保護者宅にポスティングを行ったとのことですが、何回実施されたのでしょうか。

幸いなことに、その1回だけで済みました。公立小中学校の対応が変更された際は、榛東村教育委員会の協力により、公立小学校の一斉配信メールに学童保育の情報を追記してもらい、それ以降は保護者にお知らせを届けることができました。

この経験を通じて、学童でも一斉配信メールシステムなどのICT導入が必要だと強く意識するようになり、その後インターネット検索や知人から情報を得て、学童保育に適したシステムを探し始めました。ただし、予算の問題ですぐには導入することができませんでした。

困りごとのヒアリングと解決提案

具体的にICTの導入が決定したのはいつ頃ですか。

2023年の秋、2024年度の予算要求時期でした。その際、複数の会社に問い合わせ、デモンストレーションを見せてもらいながら説明を受けました。学童保育所は2拠点5クラスの体制をとっていたため、システムの利用料金が1クラスごとなのか、2拠点ごとなのか、または全体で1つなのか、明確に説明してもらう必要がありました。

複数社のデモを見た中で、VISH株式会社が印象に残っていたのですね。

そうです。VISH株式会社のアプローチは他社とは異なっていました。

具体的にはどの点が異なっていたのですか。

他社の場合、システムの優れた機能や価格の一方的なアピールが中心でしたが、VISH株式会社はまず私たちの困りごとや要望を丁寧にヒアリングし、その上で「このシステムなら解決できると思います」と提案してくれました。システムの運用についても、北と南の拠点の建物の配置やアカウントの利用方法など、運営実態をヒアリングして提案してくれたのが決め手となりました。

最終的に相見積もりを取り、理事会評議員会で承認され、新年度に導入できるだけの予算が通りました。

1ヵ月間の練習期間を設け支援員に慣れてもらう

最終的にVISH株式会社と「学童保育支援システム」の契約をされたのが2024年4月、運用開始は7月からですね。導入は大変でしたか。

支援員の中には70歳を超えるベテランもいますので、新しいシステムの導入には不安がありました。検討の途中から、「何かシステムが導入されるかもしれない」と少しずつ伝えていました。システム導入のメリットを丁寧に説明し、7月の運用開始前に6月を練習期間として設け、実際にタブレットを使って操作に慣れてもらいました。

練習では「登所時にはこのボタンを押してください」といった基本操作を一緒に行い、毎日触れることで徐々に慣れてもらうことができました。もし練習期間がなかったら、運用開始時に大きな混乱が生じたかもしれません。

現在使用している機能は、入退室管理、利用予約・管理、欠席連絡、一斉・個別メール配信、アンケート、児童管理などです。

運用開始前に練習期間を設けたことが導入の成功要因の一つだったわけですね。他に導入に際して工夫したことはありますか。

「学童保育支援システム」の権限設定には特に工夫しました。保護者にどこまでの機能を公開するのか、また職員ごとやタブレットごとにどのような権限を付与するかについて、VISH株式会社に相談しながら、細かく設定しました。

「学童保育支援システム」には、登所時に打刻をすると保護者に通知が届く機能があります。この機能は、保護者に安心感を与える素晴らしい機能だと思いますが、今回はオフにしました。打刻時に起こるのは単純な操作ミスで、すぐに修正可能なものがほとんどですが、誤って打刻してしまった場合、保護者に間違った通知が届く可能性があるためです。導入前に、操作に不安を感じていた支援員も多く、操作ミスやその修正が保護者のアプリでどのように見えるのかを確認した結果、オフにする決断をしました。支援員には悪意がなくとも、保護者に誤解を与えることで信頼関係に影響を与えるリスクを避けたかったのです。その分支援員には、あまり失敗を怖がらずにタブレットを使って、早く慣れるように伝えました。

また、欠席理由を学童側で記入する際、保護者がその内容を自身の保護者れんらくアプリで確認できる機能もオフにしました。これも、誤解を与える可能性があると判断したからです。さらに、保護者から欠席連絡以外の情報をシステムに記入できるようにする機能も使用しないことにしました。これは、保護者との直接の対話を重視したためです。私たちが運営している学童の児童は原則として保護者のお迎えにより降所します。お迎え時に直接顔を合わせて話をすることで、より良いコミュニケーションが取れると考えました。システムに頼りすぎることで、対話の機会が減ることは望ましくないですし、すべての記載内容を確認することも難しいと判断しました。

全体の出席状況が把握でき、支援員の適正配置も可能に

「学童保育支援システム」の導入効果について教えてください。

1. 欠席連絡の転記漏れやミス、集計作業がなくなった
以前は、欠席連絡を電話で受けたり、欠席表を保護者からもらったりして出欠簿に記入していましたが、その際に支援員が転記して漏れやミスが発生することもありました。現在は保護者れんらくアプリを使って保護者が直接入力するため、転記漏れやミスはなくなり、支援員が電話で欠席の連絡を受けることも格段に減りました。また、出欠簿はシステムが自動で転記し出力できるため、Excelに入力する作業もなくなり、一つの必須作業が減ったことで心理的な負担も軽減されました。

2. 拠点全体の出欠状況が把握できるようになった
紙ベースで管理していた時代には、クラスごとにしか出欠状況を把握できませんでした。例えば、兄弟で学童を利用している場合、兄が休んでいても弟が登所しているかどうかは別のクラスに行かないとわかりませんでした。しかし、システムを導入することで、全体の出欠状況を把握できるようになり、特に帰りの時間には各クラスの児童が1か所に集まるため、事前に人数を把握してスペースの準備ができるようになりました。以前は、来てみたら大勢の児童がいて対応に困ることもありました。

また、災害時などで避難が必要になった際にも、学童保育支援システムを使えば、現在何人の児童がいるのかをすぐに確認でき、適切な避難対応が可能です。

3. 支援員の配置の適正化ができるようになった
途中で帰る児童がいる場合、その減り具合をシステムで確認できるため、人数が多いクラスに支援員を追加配置するなどの調整が可能になりました。特に夏休み期間中は、事前に利用児童数がわかるため、支援員の適正配置が可能になり、業務効率が向上しました。

支援員にもっと活用してほしい

今後の「学童保育支援システム」の活用予定について教えてください。

現在、土曜日の利用申請も「学童保育支援システム」で行っていますが、当初は支援員が慣れていない状況だったため、混乱を避けるために機能の一部を見えないように権限設定をしていました。土曜日利用はクラスを1つにまとめるため、普段別のクラスを利用している児童は上履きを移動させる必要があります。誰が土曜日に利用するのかを支援員が把握できるとスムーズに対応できるため、支援員がシステムに慣れてきた段階で、土曜日の利用予約情報を各クラスのタブレットからも閲覧できるように権限設定を変更しました。

このように、支援員がシステムに慣れるに従い、今後さらに多くの機能を活用してもらいたいと考えています。私たち自身がシステムを使いこなすことはもちろん、支援員にもより積極的に活用してもらえるようにしていきたいです。

「学童保育支援システム」やVISH株式会社に対するリクエストや期待があれば教えてください。

導入時には、細かい権限設定やアドバイスを丁寧にいただけたことに感謝しています。今後もシステムを活用する中でお願いすることが多くあると思いますが、引き続きサポートとご提案をお願いしたいです。