株式会社イケダ光音堂 キッズパーク放課後児童クラブ様
月間240枚の印刷コスト削減、入退室管理の手間は約3分の1に！職員に気持ちの余裕を生み出せた
株式会社イケダ光音堂（滋賀県長浜市）代表取締役 池田洵一様、風の街学舎 増田真友様、浅井学舎 藤田健太朗様、高月学舎 藤田有菜様
愛知県半田市の社会福祉法人太陽 横川学童保育所では、2005年4月年より業務委託者として学童保育所を運営しています。長らくアナログで管理業務を行ってきましたが、2023年4月よりVISH株式会社の「学童保育支援システム」を導入しました。導入の経緯やシステムに求めた機能、導入効果、導入による変更点などについて、社会福祉法人太陽 横川学童保育所 ひまわりクラブ 主任 平野明奈様にお話を伺いました。
キッズパーク放課後児童クラブについて
キッズパーク放課後児童クラブについて教えてください。
株式会社イケダ光音堂が運営する「キッズパーク放課後児童クラブ」は、風の街学舎、浅井学舎、高月学舎の3施設を展開する、長浜市指定の民間委託放課後児童クラブです。
施設では、アナログゲームやブロック、制作などの室内遊びのほか、戸外遊び、宿題の指導、季節の行事などを実施。
各学舎は特定の小学校区を主な対象としていますが、長期休業中は市内全小学校の児童が利用可能。長期休業中には映画大会やよしもと住みます芸人との交流会など様々なイベントも計画しています。放課後の子どもたちの居場所として、職員全員で日々温かく子どもの成長を見守っています。
導入前の課題
システム導入前の課題を教えてください。
一番の課題は、すべてがアナログで書類対応に時間がかかりすぎていたことでした。
例えば、子どもたちの入退室管理はA3の紙に手書きで記入してもらっていたんですが、保護者様の記入漏れも多くて。後から確認するのも一苦労でしたし、月末の集計作業は、紙の情報をExcelに手入力していましたから、これがまた膨大な時間と労力が必要でした。
延長料金の計算も曖昧になりがちで、正直、事務作業に追われる日々でしたね。
あとは、給食の予約や長期休暇の申請も紙ベースで、毎日のように締め切りに追われていましたし、印刷コストもかかっていました。
保護者様との連絡はどのようにされていたのでしょうか。
保護者様との連絡の煩雑さも悩みの種でした。
公式LINEや電話が中心だったのですが、習い事のお休みや忘れ物など、各ご家庭からの連絡が個別に来るので、職員が対応に追われていて。
そのうえ一つの連絡に何往復も会話をするなど、キャッチボールが頻繁に発生しており、保護者様にも負担をかけていました。
そんな状況だったため、法人として職員の負担解消のためにもシステム化を進めようと決めました。
「学童保育支援システム」を導入したきっかけ
どんな風にシステムを探したのでしょうか。
実は、「学童保育支援システム」以外にも、いくつか無料のシステムや習い事向けのシステムも見ていたんです。でも、どれも私たちの求めているものとは少し違っていて。
私たちが求めていたのは、学童保育に特化した機能を備えた、現場の職員が使いやすいシステムでした。例えば、「入退室の時間を厳密に管理できるか」「自治体向けの年度資料作成に必要なデータがスムーズに集計できるか」など、学童ならではの使い方ができるかを中心に探していましたね。
そんな時、VISHさんの「学童保育支援システム」の存在を知って、2024年2月にオンラインで操作デモに参加しました。
管理画面がすごく見やすくて、操作性も直感的だと感じましたし、【私たちの実務を深く理解してくれている】と思えたんです。
VISH株式会社さんは幼稚園や放課後等デイサービス向けのシステムも手掛けていると知っていたので、安心感もありました。
他にもっと安いシステムもあったのは事実ですが、機能面や使いやすさを比較したうえで、最終的には「これなら現場も納得して使える！」と考え、導入を決めました。
利用している機能
今、お使いの機能について教えてください。
学童保育支援システムでは様々な機能を活用しています。特に業務効率化と保護者様との連携強化に役立っている機能をご紹介しますね。
◎QRコード打刻と入退室管理
子どもたちの入退室には、QRコード打刻を使っています。保護者アプリから表示されるQRコードを子どもたちがタブレットにかざすか、印刷したQRカードをかざすだけで打刻が完了します。
以前はA3の紙に手書きで入室時間を管理していたため記入漏れも多かったのですが、今では正確に記録できるようになりました。
また、この打刻時に保護者様へ通知が届くので、保護者様からも安心の声が届いています。
◎欠席・遅刻・早退連絡
保護者様からの欠席や遅刻、早退の連絡も、アプリから簡単に行えるようになりました。
特に当日10時以降の緊急連絡もアプリで受け付けられるので、以前のように電話やLINEで個別にやり取りする手間が減りましたね。
保護者様の連絡忘れもほとんどなくなり、職員が「学校へ迎えに行ったのに子どもが帰宅してしまった」といった状況で困ることもなくなりました。
◎延長・土曜保育利用申請と給食の予約
以前は紙ベースで行っていた延長保育や土曜保育の利用申請、そして給食の予約も、アプリからできるようになりました。
特に延長料金は自動で加算されるようになったので、これまで曖昧になりがちだった部分が明確になり、保護者様の意識も変わったように感じます。「急いで30分までに迎えに来てくれる保護者様がかなり増えた」と、時間に対する意識向上が見られますね。
土曜日や長期休暇に利用予約をする時は、アプリから給食の有り無しも保護者が選択できます。システム上で自動集計されるので、給食業者に連絡するのも楽になりました。
◎メール
保護者様への連絡は、メールとお知らせ配信機能を使い分けています。
メール機能では、学校や学年でグループ分けして一斉にメール送信をしたり、予約送信を設定したりできるので、計画的かつ効率よく配信ができるようになりました。
これまでLINEで個別に対応していた、忘れ物や習い事の持ち物に関する連絡などは、アプリの保護者連絡機能を通じて送信しています。
特にメールは既読確認ができるので、未読の保護者様には個別に声かけするなど、情報伝達の漏れをなくすことができています。
◎お知らせ
お知らせ機能は、これまでお便りで送っていたような、イベントなどの全体周知する事項の連絡に使っています。
掲示期間の設定もできるので、全員に確実に読んでほしい情報を長期間表示させるという使い方をしています。
長期休暇などでなかなか紙のお便りを渡せなかったご家庭にも、アプリを通じて情報が届くようになったことも大きな変化です。
アプリには複数名ログインできるので、お知らせやメール機能を活用することにより、お母様一人ではなくお父様やご祖父母様など、送迎する保護者様全員が確認できるようになったのはメリットですね。
◎活動報告
子どもたちの様子などを記録する「活動報告」機能を使い、気になったことやトラブルを記録しています。
システム上で記録できるので、去年の記録を名前で絞り込んで確認するなど、振り返りが便利になりました。
特に要配慮児童に関する記録は、多施設との連携にも役立っています。紙の書類で書いていた頃に比べると、タブレットやPCで作業できるので、職員の負担や順番待ちの時間も減りました。
◎分布地図
これは子どもたちの住所情報を地図上に表示する機能なんですが、防災訓練の時や、もし不審者情報などがあった場合に、近所の子どもたちの安否確認に役立つんです。
緊急時にどこに誰が住んでいるか把握できるのは、とても心強いです。
月間240枚の印刷コスト削減、入退室管理の手間は約3分の1に
導入効果を教えてください。
システム導入による数字的な変化は、費用対効果の面で非常に大きいと感じています。
まず、印刷コストです。以前は月に約80枚のA3用紙を3施設分、合計で毎月240枚も印刷していたんですが、今はそれがほとんど必要なくなりました。
そして、事務作業のコストも大幅に減りました。
特にExcelでの管理にかかっていた残業時間ですね。
以前はA3の紙に手書きされた入退室記録をExcelに手入力していたので、1週間あたり15分ほどかかっていた作業が、今では5分から多くても10分で済むようになりました。
学童保育支援システムの費用対効果についてはどのように感じておられますか？
無料アプリもある中、月額費用をかけて学童保育支援システムを導入していますが、私たちはかけた費用に見合う、あるいはそれ以上の効果を実感しています。
確かに、どこまでコストが減ったか正確な数字を出すのは難しいんですが、管理のスピード感や情報把握の度合いが段違いなんです。
LINEだと曖昧なまま物事が進むことが多かったんですが、システムを導入したことで、より明確なやり取りができるようになり、その分の時間や気持ちの余裕が生まれましたね。
保護者からの反応
システムを実際に導入して、保護者の方からの反応はいかがでしたか？
最初は使い方の質問もありましたが、日が経つにつれてどんどん使いこなしてくださるようになっている印象です。
長期休暇や給食の連絡が、システムを通じてスムーズにできるようになったため、保護者様にとっても便利になったのではと感じますね。
不明点がある方には、PDFのお知らせを配布したり、個別に使い方を教えたりして、サポートしています。
学童保育支援システムのおすすめポイント
「学童保育支援システム」を実際に使ってみて、他の施設さんにおすすめしたいポイントがあれば教えてください。
給食の請求書を紙で発行していたのが楽になったり、延長料金の自動加算などの事務がシステムで完結するようになったりしたことで、手作業によるミスの不安が大きく改善されました。
それに、事前に延長保育の予約が把握できるようになったことで、職員のシフト調整がしやすくなったのは、管理側としても非常に助かっています。
学童保育支援システムの導入で単に業務をデジタル化しただけでなく、職員の気持ちの余裕を作るとともに、子どもや保護者様との信頼関係を深めるための時間を生み出してくれました。
本当に「なくなったら困る」と思うくらい、導入してよかったと思っています。
株式会社イケダ光音堂 キッズパーク放課後児童クラブ様、
本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。
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