学校法人高陽学園　高陽学園学童クラブ様

児童がICカードで「ピッ」と入退室の打刻をすると､保護者のれんらくアプリに学童への入退室を「通知」。保護者の安心につながっています。

学校法人高陽学園　高陽学園学童クラブ　クラーク幼稚園園長　秋元仁様（中左）幼稚園事務　氏橋貴子様（中右）　主担当　葛西悠紀様（右）　主担当　梅沢言様（左）

学校法人高陽学園　高陽学園学童クラブは2020年に恵庭市の依頼を受け民間委託の学童クラブとしてスタートしました。当初5ヵ所でしたが､翌2021年からは6ヵ所となり､現在では合計 200名の児童が利用しています。高陽学園学童クラブの母体となるクラーク幼稚園では2019年から「園支援システム＋バスキャッチ」を活用しています。使い慣れたシステムを学童クラブにもということで､高陽学園学童クラブでは2023年4月より「バスキャッチ・学童保育支援システム」を導入して、活用しています。導入の経緯や導入効果、工夫している点などについて、高陽学園学童クラブ　クラーク幼稚園園長　秋元仁様､幼稚園事務　氏橋貴子様､主担当　葛西悠紀様､梅沢言様にお話を伺いました。

高陽学園学童クラブは恵庭市から依頼があり､2020年4月より学校法人高陽学園が学童クラブ（和光地区・若草地区）の委託を受けてスタートしました。母体となる高陽学園は恵庭市のクラーク幼稚園をはじめ､札幌市､恵庭市などに5つの認定こども園を開設しています。
学童クラブの民間委託を引き受けた理由は､和光地区には母体となるクラーク幼稚園の卒園児が通っているは小学校が多くあります。いままでに関係性もできていますし､保護者にも通い慣れた環境で安心してもらえるのではないかと考えました。働いている保護者も増えていますので､学童クラブを行う意味はあると判断し､委託を受けることとしました。
また､幼稚園の立場で考えると､卒園してしまうと､こちらの手元から離れてしまい､なかなか見えなかった部分を見てみたいという思いもありました。
1年目の2019年は5ヵ所の学童クラブを運営し､翌2020年からは6ヵ所になりました。現在は､6ヵ所合計で約200名の児童が利用しています。

高陽学園学童クラブの方針について教えてください。

クラーク幼稚園は､経験を通じて成長してもらいたいとの思いから､イベントなど行事が多いことが一つの特徴です。高陽学園学童クラブでも同様に､みんなで考えて新しいイベントを毎年一つずつ増やしています。2023年は夏祭りをしたり､水族館に行ったり､紙飛行機飛ばし大会を行ったりと､いろいろな行事を行っています。学年を超えて一緒に活動することで､団結力も出てきますし､自然と上の子が下の子の面倒を見たり､いたわることを知ったりと､学べること身につくことがたくさんあると考えています。施設外に出かける際も､幼稚園バスがありますので移動しやすいという幼稚園ならではの利点を活かしています。
そして長期休暇の際は別途料金にはなりますが､給食の提供を行っています。長期休暇で毎日お弁当を作るという､保護者の負担を少しでも軽減できればという取り組みです。半分くらいの保護者にご利用いただいています。給食についても幼稚園でやっているからできることでもあります。

やはり民間で学童クラブを行う意義として､単に学童で預かるのではなく､いろいろな経験を通じて学んで欲しいと考えています。イベントなども幼稚園ではずっとやってきていますので､学童クラブでも浸透させていく予定です。

幼稚園で使い慣れたシステムを導入

高陽学園学童クラブでは2023年4月から､VISH株式会社の「バスキャッチ・学童保育支援システム」を導入して活用しています｡導入のきっかけを教えてください。

以前の管理方法は紙を主体としたものでした。保護者とのやりとりは紙の連絡帳を使って行っており､欠席の連絡も連絡帳を通じてでした。
ですから､一番困っていたのが急な欠席です。今はれんらくアプリで保護者が欠席連絡を入れてくれますので､すぐにわかるのですが､連絡帳の時代は連絡帳が届かないとわかりません。今日来るはずの児童が来ない場合は､保護者に連絡を取りますが､働いている方がほとんどですので､最初はショートメールで連絡します。それで折り返しの連絡がなかった場合には､電話をしていました。行事への参加の確認や給食についても紙でのやり取りでした。

もともとクラーク幼稚園は2019年から「園支援システム＋バスキャッチ」を導入して活用しています。何らかのICTを導入すると考えたとき､欠席連絡や出席簿などは学童クラブでもできるのではないかと考えて､VISH株式会社に相談をしました。

学童クラブでの導入の際､他のシステムは検討されましたか。

幼稚園で使っていて､使いやすく親しんでいるシステムなので､特に比較検討はしませんでした。VISH株式会社からは､学童でも使用できるという回答を貰いましたので､2023年1月に契約し､3月に導入しテスト運用を始めました。本格導入は4月からになります。

「幼稚園で使い慣れていることからVISH株式会社に問い合せました」とクラーク幼稚園園長の秋元仁様。

オプションで連絡帳機能も導入

「バスキャッチ・学童保育支援システム」の導入はいかがでしたか。

もともとクラーク幼稚園に在籍している支援員は慣れ親しんだ「園支援システム＋バスキャッチ」とそんなに変わりませんので､すぐに使いこなせました。ただ､学童の支援員にはクラーク幼稚園に在籍経験がない､ベテランの支援員
も大勢います。ベテランの支援員はいままで紙を使っての管理に慣れており､ほとんどパソコンを活用していない支援員もいました。そこで葛西先生と梅沢先生が中心となって､5回に渡って説明会を開きました。初回は概要的なことから説明を始め､各機能に移り､4回目頃には実際に使用して感じた疑問や質問に対しての回答を伝えていました。

そして「バスキャッチ・学童保育支援システム」に慣れてもらうところから始めようと､3月からテスト運用を始めました。使い始めは慎重になっていた支援員も多く､テスト導入当初はかなり質問の電話が入りました。でも２人がすぐに適切に回答してくれるので､だんだんといろいろな機能に興味を持って使ってもらえるようになっています。
4月の本格導入後も毎月開催される学童クラブの支援員全員25名が集るミーティングの際に､質問を受けたり､操作説明も行っています。
現在では学童クラブ6ヵ所の支援員は自らいろいろな機能を使いこなせるまでになりました。

保護者にれんらくアプリをインストールしてもらうのは大丈夫でしたか。

クラーク幼稚園の卒園児の保護者はれんらくアプリを既に使っていますので､スムーズに学童クラブの連絡もれんらくアプリでできるようになりました。ただ､他の幼稚園からの保護者も大勢おり､全体では200名程度になりますので､保護者向け説明会は市民会館のホールをお借りして実施しました。この説明も葛西先生と梅沢先生が中心で実施しました。
初めてれんらくアプリを使用する保護者も､皆さんスマートフォンに慣れているからか､すぐに使いこなしているようです。

現在はどのような機能をお使いですか。

児童管理､メール配信､お便りのデジタル化､アンケート､保護者からの連絡､欠席連絡､入退室打刻機能（ICカードを導入）などに加え､オプションで連絡帳機能も導入しています。
連絡帳機能では､保護者から習いごとがあるので何時に学童クラブを出るように伝えて欲しいとか､風邪気味なので外遊びを控えて欲しい､といった内容が多く､自宅での様子や気にかけて欲しいことなどが多いですね。

保護者からの連絡に対するお返事は､れんらくアプリで届いたものは基本的にれんらくアプリでお返ししています。もちろんケガとか､最近ちょっと行くのを嫌がっている､といった内容の場合は､電話も含めすぐに保護者に連絡しています。やはり働いている保護者が多いので､れんらくアプリを通じての連絡方法が都合が良い方が多い印象です。

ICカードでの入退出管理に連動した「通知」で保護者も安心

「バスキャッチ・学童保育支援システム」の導入効果､運用の工夫について教えてください。

1.今日の出席者が事前にわかる。

以前は紙の連絡帳でしたので､急な欠席の場合､欠席なのか遅れているのかなど判断がつかないこともありました。いまではれんらくアプリで決められた時間までに保護者が欠席連絡を入れてくれますので､学童クラブが始まる時間には今日の出席者は一覧で把握できます。
また､以前は6ヵ所ある学童クラブのどこに何人来ているのかはわかりませんでした。現在では「バスキャッチ・学童保育支援システム」で､どこの学童クラブに何名出席しているのかが本部でも一目でわかるようになりました。

2. 市役所に提出する出席簿の作成がすぐに終わる。

紙での管理の頃は､1ヵ月に1回､各学童クラブから本部に出席簿が届くまで､いつ何人出席したのかはわかりませんでした。先にお話ししたようにいまでは毎日の出席人数もわかります。
それ以上に助かっているのは､市に提出する出席簿の作成がとても簡単になったことです。いまでは「バスキャッチ・学童保育支援システム」からCSV形式で出席簿を出力し､メール添付で送信するだけで完了です。
以前は､紙の出席簿をもとに市に提出するフォーマットに書き写し､その上でパソコンに打ち込んでから送っていました。この作業時間はほぼゼロになりました。

3. 「ピッ」に連動した「通知」で保護者が安心。

クラーク幼稚園の預かり保育では､保護者がタブレットで入退室を打刻していました。ただ学童クラブでは保護者は一緒に来ません。そこでICカードによる入退出管理を導入し､児童が学童クラブに来たとき､帰るときに自分で「ピッ」とICカードで打刻します。すると打刻に連動した「通知」が保護者のれんらくアプリに届き､学童クラブに入室した､いま学童クラブを退出したかがわかります。最初は児童がきちんとできるのかを心配しましたが､しっかり「ピッ」としてくれます。
ただ､極まれに忘れた場合は､保護者から「うちの子､行ってませんか」と問い合わせが入ります。それだけICカードによる入退出管理が定着し､保護者の安心につながっています。

4. 恵庭市のアンケートで好評。

恵庭市が市内の学童クラブの保護者を対象に行ったアンケートで､「れんらくアプリで連絡が取れるようになって､便利になりました」という回答がいくつも寄せられました。保護者にとっての利便性が高まった一つの証となりました。

5. 重い紙を持ち歩かなくて済む。

すべてを紙で管理していたときは､何かを調べようとしたら大量の紙を取り出して､調べる必要がありました。もちろん持ち歩いたりはできません。いまではクラウドにデータが保管されていますので､出先でも調べたいことを簡単に調べることができるようになりました。

「恵庭市が実施したアンケートに保護者が好意的な回答を寄せてくれました」と主担当の梅沢言様

サポートとアップデートに期待

「バスキャッチ・学童保育支援システム」の今後の活用予定､VISH株式会社へのリクエストなどございましたらお教えてください。

学童クラブ全体の管理を「バスキャッチ・学童保育支援システム」で行っており､とても便利に使っています。何かわからないことがあった場合にはサポートセンターに連絡をします。こちらが困っていること､何をしたいのかをきちんと理解した上で､回答をいただけますのでとても助かっています。
それだけにもっとこんなことができないか､と期待する部分も多々あります。最近では､保護者会の代金の振り込みを紙で管理していたものを､システムでできないかと相談したところ､使用していない用品注文機能で代用して使えることを教えてもらいました。

高陽学園学童クラブでは､クラーク幼稚園で使っていない機能も活用しています。それだけに幼稚園での経験値だけで解決できない場合などのサポートに期待しています。そしてアップデートで私たちができるといいなと感じている機能､使い方ができるようになることを期待しています。