欠席連絡のICT化で朝の負担も大幅軽減、れんらくアプリ導入を決めた理由とは？

全校で元気なあいさつ

羽犬塚小学校について教えてください｡

羽犬塚小学校は1873年5月に創立され、2022年には150周年を迎えます｡

確かな学力と豊かな人間性を身につけ、 たくましく生き抜く力を持った子どもの育成を目標に、自ら課題を見つけ、最後まで粘り強くやり遂げることができるよう指導を行っています｡しっかり考え目標めざしがんばる子、はきはきあいさつする子、よりよく仲間とかかわる子が、確かな学びを通じて成長していけるよう教職員一同、常に対話を忘れずに子どもたちをサポートしています｡

中でもあいさつには力を入れており、全校で元気なあいさつができるよう、子どもたちと教職員が一緒にがんばっています｡
在籍児童数は636名（令和3年5月1日現在）、1年生は3学級、2年生は4学級、3年生から6年生は3学級、特別支援学級4学級の計23学級となっています｡

教頭の梅野先生（中央）主幹教諭の前田先生（左）事務職員の岩下先生（右） ※撮影時のみマスクを外しています

確実にメールを見ていただきたい

羽犬塚小学校ではVISHの「れんらくアプリ」を導入されましたが、導入前の状況について教えてください｡

2016年よりメール配信システムを使い、学校やPTAからのお知らせ、不審者情報などを保護者のメールアドレス宛に配信していました｡それ以前はプリントによるお知らせだけでしたが、より早くより多くの人に情報を伝えることが必要と考え、メール配信システムを運用し、プリントの配布と併用していました｡

今までのメール配信システムにはもの足りない部分があったのですか？

メールを送ることはできても、開封しているかまではわかりませんでした｡学校としては確実に開封してお読みいただきたい内容でも、送信するだけしかできなかったのです｡
台風や自然災害などで緊急に連絡するときは、特にメールをきちんと見ていただきたいのですが、どれだけの保護者の方に見ていただけたかはわからないままでした｡また、大雨や雷の際、保護者の方からメールが届かなかったという連絡を受けたこともありました｡

確実にメールを見ていただきたいときに、見ていただけたか、わからなかったのですね｡

そうですね｡もう一つの課題は、メールは登録者全員への一斉送信しかできないことです｡例えば6年生の保護者の方だけにメールを送りたくても、対象者だけに送ることはできなかったのです｡
実際の運用ではタイトルに「6年生の保護者の方へ」と入れることで、受け取ったメールが誰あてなのかを保護者の方に判断してもらっていました｡ですから、対象者にのみ知らせたい内容のもの、例えば教職員あてのお知らせなどでは使うことができませんでした｡

そこで、台風や大雨などの自然災害、保護者の方に見ていただけたかを確認できる、そして対象者別にメール送信ができるシステムを必要としていました｡

PTAと連携し導入決定

どのような方法で「れんらくアプリ」をみつけたのですか？

インターネットの検索で「メール配信　アプリ」と入れて検索し、「れんらくアプリ」を含め、2020年12月に3社に問い合わせをしました｡

貴校の問い合わせに対して3社のリアクションはいかがですか？

3社とも資料を送ってくれました｡その資料を校内で検討し、「れんらくアプリ」が当校に一番適しているのではないかと考え、PTAの運営会議にはかりました｡

PTAの運営会議にはかった理由を教えてください｡

メール配信システムもそうですが、今回の新システムも小学校の学校予算（公費）からではなくPTA会計から支払われるためです｡
運営会議には検討結果として「れんらくアプリ」の導入を提示して、便利になり連絡が確実に届くようになるのであれば、その方がいいということでOKをいただきました｡

「れんらくアプリ」の導入を決めた理由を教えてください｡

「れんらくアプリ」の導入を決めた理由は次のとおりです｡

1. 金額が明示されていた

3社に問い合わせ、資料をいただいたところ、金額が明示されていたのは「れんらくアプリ」だけでした｡他の2社は「お問い合せください」あるいは「児童数により変動します」とあり、いくらかかるのかがわかりませんでした｡

2. 欠席・遅刻・早退連絡ができる

学校が連絡を受けられる時間は限られています。そのため、いままで電話で連絡を受けていた欠席・遅刻・早退を、保護者が「れんらくアプリ」で学校に伝えることができる機能に注目したことも導入理由のひとつです｡

3. 資料がわかりやすい

3社からいただいた資料を比較すると、一番わかりやすいのが「れんらくアプリ」の資料でした｡ICTに詳しくない教職員でも内容を把握することができました｡
そして2021年1月中旬に「れんらくアプリ」を導入したいと、VISHに連絡をしました｡

朝、全校の欠席・遅刻・早退が把握できる

「れんらくアプリ」導入はスムーズに進みましたか？

すぐにご連絡をいただき、ヒアリングとプレゼンを経て、1月末には操作説明をしていただきました｡

そこから、導入準備に入りました｡操作自体にわかりにくいところはありませんでしたので、3月から教職員間でテスト的に運用を始めました｡
保護者の方に「れんらくアプリ」をインストールしていただき、運用を開始したのは4月中旬からです｡
現在はお知らせ配信と欠席・遅刻・早退連絡の機能を使用しています｡

保護者はれんらくアプリから24時間欠席連絡可能

保護者の皆さんはアプリをインストールすることに抵抗などはありませんでしたか？

お手紙でお知らせしたところ、スムーズに受け入れてくださいました｡若干名の「ガラケーなんです」という保護者の方には、「メールアドレスでも登録可能となっていますから大丈夫ですよ」とお伝えしました｡

「れんらくアプリ」の導入効果について教えてください｡

1. アプリからの連絡で朝の負担が軽減。また、全校の欠席・遅刻・早退も把握可能に

今までは欠席・遅刻・早退の連絡を担任の先生が電話で受けていました｡公立小学校はみな同じだと思います。当校の場合、電話回線は2回線しかありませんので、日によっては電話が鳴り止まなかったり、保護者から電話が通じないという連絡もありました｡

現在では電話での連絡がほとんどなくなりましたので、教員は授業準備などに時間が使えるようになりました｡さらに、以前は連絡を受けた担任の先生は自分の学級の欠席・遅刻・早退を把握していましたが、全校での欠席・遅刻・早退の状況はわかりませんでした｡それが「れんらくアプリ」の欠席・遅刻・早退連絡を使用することで、各学級、全校の様子が朝、一目で把握できるようになりました｡

また、欠席・遅刻・早退連絡を利用している保護者の方の登録時間を見ると、ご都合の良い時間帯（出勤前の早朝等）に利用されていることも分かりました。

保護者の欠席連絡は施設管理画面から確認・印刷できます

2. 開封確認でき、対象者別にお知らせ配信ができる

開封確認ができるようになりましたから、どれだけ見ていただけているかがわかるようになりました｡
そして全校あて、学年あて、学級あてなど対象者別にお知らせの配信ができるようになりました｡PDFファイルの貼付もできるので、お知らせ内容で使い分けています｡
また、教職員向けの連絡もおしらせ配信を使うことでできるようになりました｡今後はPTAでの使用も検討しています｡

お知らせの開封状況がわかる

メールは個別・グループで配信可能です。

保護者と教職員に加え、見守りボランティアの方々も登録したい

今後、アンケートや登下校管理の機能を使用する予定はありますか？

まだそこまでいっていません｡アンケート等、教職員の間では使えれば便利だね、と話しはしています｡これから運用を含め検討していくことになります｡

「れんらくアプリ」をお使いいただいてのリクエスト、VISHヘのリクエストがありましたらお教えください｡

小学校は保護者と地域と教職員が協力しながらやっていくものですので、メール配信システムには地域のボランティアの方も登録していました｡登下校の見守りなどをしていただく関係で、下校時刻の変更などをお知らせするためです｡現在は移行期間ということもあり、メール配信を併用しています｡「れんらくアプリ」でも職員として登録することは可能ですが、より厳密に管理するために、完全に「れんらくアプリ」に切り換えるまでには、職員とは別の管理ができるようになればいいと思っています。

それ以外はとても便利に使っていますので、アンケート等、まだ利用していない機能をはじめるときにはサポートをよろしくお願いします｡

羽犬塚小学校の外観