一番困っていたのは､振替に関する作業です。振替用紙を保護者にお渡しして､生徒の名前と振替希望日程を書いて､授業のときに持ってきてもらいます。書かれた内容で振替授業が取れる場合は､振替用紙の提出で振替日程が確定となります。希望日程で振替授業が取れなかった場合は､「申し訳ありません。満席です。」と記載して振替用紙を戻します。しかも、この振替に関する業務はできるだけ授業中に行う必要があります。と言うのも、いただいた振替用紙で振替日程が確定ならいいのですが､希望のコマが満席の場合は､授業中にその旨を記載して､授業終了時までに生徒に返してあげたいからです。本来は指導に集中したい授業中ですが､振替の処理を行うために､授業に影響が出ることもありました。生徒数が少ない頃は紙での振替処理でもなんとかなったのですが､生徒数が100名近くになると､紙での管理は限界に来ていると感じていました。
指導に直結することなら､いくら大変でもやりがいがあります。しかし指導に直接関係ない業務なので､そこに労力を割かなければならないことは大きな課題でした。

また､当教室は授業のコマ数がとても多く､週29コマあります。そして基本は週2回の授業となっているのですが､多い生徒は週3回以上､ほぼ毎日の生徒もいます。こうした生徒の振替は確認する日程数も多くなります。保護者の中には我が子がいつ休んだのかがわからなくなり､電話で問い合せてくることもありました。出欠や振替はExcelで管理していましたが､休んだ日を全て調べて回答するのもなかなか大変です。こうした状況をなんとかすべく､ネット検索でシステムを探しました。

どんな言葉でネット検索をされたかご記憶ですか。

「振替管理」＋「習い事」だったと思います。いくつかのシステムが出てきましたが、それらを拝見していく中で､一番惹かれたのがVISH株式会社の「スクール管理システム+バスキャッチ」でした。第一印象は使いやすそうだなと感じたことと､何か融通が利きそうという印象もありました。

そして無料のオンライン説明会に申し込んで､直接､説明を聞きました。お話ししたように当教室の振替の内容は複雑ですし､授業のコマ数も多いので､それに対応できるのかという不安を抱いての参加でした。ただ「こんなことできますか」という質問に対しては､全部できます､という返事でしたし､説明もすごくわかりやすかったですね。これは頼りになりそうだなと感じましたし､月額の利用料も納得できる金額でした。

ですので､ほぼ即決でした。正直なところ､説明会に参加するときは､導入しようとまでは思っていませんでしたが､内容に惹かれ､迷いなく導入を決めました。

「スクール管理システム+バスキャッチ」の導入はスムーズに行えましたか。

はい､VISH株式会社にサポートをしてもらい､スムーズに行えました。導入に関する不安もありましたが､杞憂でしたね。ただ､当時の「スクール管理システム+バスキャッチ」は授業のコマ数の上限が週10コマでした。しかし、当教室は週11コマ以上の選手コースがありますので対応をお願いしたところ､ほどなく11コマ以上でも運用できるよう設定をサポートしていただけました。システムを各教室に合わせてカスタマイズしてくれそうという印象通りの対応で､とてもありがたかったです。

実際の振替申込については､従来の振替用紙と「スクール管理システム+バスキャッチ」の振替機能を約1ヵ月間併用しました。その期間分からないことや、設定がうまくいかない点については､VISH株式会社のサポートに連絡して､対応を教えてもらいました。この併用期間で私たちも操作に慣れましたし､保護者もれんらくアプリでの振替に慣れてもらいました。

現在使用している機能は､スクール管理機能､WEB振替・欠席連絡､メール配信ですね。