そうけい幼稚園について教えてください｡

そうけい幼稚園はさいたま市浦和区にある古い小さな幼稚園で、2021年で創立76年になりました。昔ながらの家庭的な幼稚園で、創立以来一貫して、心にとても重要な時期である3歳、4歳、5歳のときに、『大事な心を育てる』ことを教育方針としています。

世の中がとても便利になって様変りしても、幼児教育がいかに心の深いものであるかは変りません。子どもたちの心を育て、健康な体を作って、いろいろなものもを身につけていって欲しいと考えています。

現在在園する子どもたちは160名で、年少・年中・年長ともに各2クラスとなっています。職員は正職員12名、助手が13名と園長、事務長です。助手の方たちは幼稚園教諭の資格を持った、幼稚園の先生経験者にお願いしています。

そうけい幼稚園では現在､VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を導入しています｡どのような機能を活用しているか教えてください｡

2019年12月にバスキャッチを導入しました。現在活用している機能は「欠席・遅刻・バス不要管理」、「お知らせメール配信」、「預かり保育管理・保育料管理」、「園児管理・職員管理」「園バス運行管理」です。そして2020年8月から「保育料計算・口座振替機能」のオプションを追加しました。

導入前は、さまざまな管理業務をどのように行っていたのですか?

簡単なメールシステムは使っていましたので、保護者からの欠席連絡やバス不要連絡はメールと電話で受けて表にしていました。いろいろな準備を進めたい朝の時間にこうした煩雑な業務がありました。そして連絡内容を担任の先生やバスに添乗する先生と連携していましたが、言った言わないのようにうまく連携できないことも多々あったのです。

預かり保育については、手書きのチケットを販売していましたので、こちらは現金の取り扱いが伴い、担任の先生には負担となっていました。
そして保育料の計算などお金に関わる部分は、基本的に私が手計算で行っていました。

園バスの運行管理は、地図に色鉛筆で路線を描いて管理していました。渋滞などで時刻通りに運行できないことが多かったので、最初から「バスは正確には運行しません」と保護者にお伝えして、理解を求めていました。

保護者には一つひとつの小さなことでも信用にかかわります。また、管理にかかわる細かなやりとりが先生の負担として増えているという実感がありました。こうした管理にまつわる業務を何か一元的に管理できないかと考えていました。

バスキャッチの導入を検討されたのはいつ頃ですか？

バスキャッチのことは何かの媒体で見て知っていました。幼稚園関係の友人に聞いてみたところ、ほとんどの幼稚園がすでに利用していました。そこで2019年夏に思いきってVISH株式会社に連絡を取り、プレゼンをしてもらいました。

ただ、私たちは心の教育を教育方針としており、人と人とのふれあいをとても大切にしています。それだけにいろいろなことをインターネットやシステムを使ってやることには、ちょっと抵抗がありました。でもそれ以上に先生の負担が増えていると考えて導入の検討を進めたのです。

他のシステムは検討されたのでしょうか？

取引業者の方から紹介されたシステムをいくつか拝見しました。ほとんどのシステムが保育園向けという印象で、保護者との細かなやりとりを残したり、子どもの様子をカメラで伝えたりという内容でした。

それに比べバスキャッチはベースが幼稚園向けで、うちの幼稚園でも活用できると判断し、導入を決めました。

コスト面の検討はされましたか？

導入時に何百万円もかかるのではないかと、コストは心配でした。バスキャッチはとても導入しやすい金額で、園にとって負担となるものではなかっただけに、ありがたいと思いました。

バスキャッチの導入には、事前に園児情報を入力するなどの準備が必要です。この導入準備はどうされましたか？

ほとんど私一人で進めました。わからなかったり困ったときには、すぐにVISH株式会社に電話をして、サポートを受けました。「これで本当にできるのかな」と弱音をはくと、「大丈夫です、先生ならできますよ」と背中を押してくれたのには助けられましたね。

導入前日には、「明日からバスキャッチで園バスが走り始める」と緊張したことを覚えています。その緊張を乗り越えて今日がある。振り返るといい思い出です。

保護者に「れんらくアプリ」をインストールしていただくお願いはスムーズにいきましたか?

アプリのインストールのお願いには相当注意をして、準備に準備を重ね、プリントを作成して、丁寧に保護者会で説明しました。準備段階ではVISH株式会社にアドバイスをもらいましたし、幼稚園関係の仲間にもアドバイスをもらいました。お陰で保護者から反対の声は聞かれませんでした。ほとんどの保護者の方はすぐにインストールしてくれました。

「れんらくアプリ」の導入効果について教えてください｡

①欠席の連絡とバス不要連絡で、朝の煩雑な業務が解消されました。

保護者からの欠席などの連絡は7時30分まで「れんらくアプリ」で受け付けています。そして園バスが出発する7時50分までに、バスに添乗する先生が欠席やバス不要の一覧をプリントアウトし、担任の先生に配布します。園バスが欠席やバス不要者を把握した状態で運行できますので、乗せ忘れなどの事故は一切ありません。また、園バスにGPS車載機を搭載していますので、自動でバス停との距離を計算し、保護者に到着の案内を送信しますので、保護者と園児も長くバス停で待つ必要がなくなりました。

②ほとんど毎日お知らせメール配信を活用しています。

なくてはならない機能です。園行事などの大きなお知らせから、探し物など小さなお知らせまで、ほぼ毎日活用しています。小さなお知らせは私の決済を取らずに、担任の先生の判断で配信しています。園行事などのお知らせについては、担当の先生が原稿を作成してくれたものを、時間があるときに私が見てから配信しています。

先生たちのおしらせメール配信の活用状況を見ると、私が予想していた以上に先生たちにバスキャッチが浸透し、活用してくれているのだと感じました。

③保育料計算・口座振替機能は大人3名分の働きです。

保育料計算・口座振替機能のオプションは本当に導入してよかったと考えています。導入したタイミングで幼児教育無償化が始まり、無償化の書類や預かり保育無償化の書類など市に提出するたくさんの書類については、事務員がバスキャッチで作成しています。

以前は私が手計算していた保育料と預かり保育料の計算もバスキャッチで行っており、2～3のボタン操作で口座振替の手続きが済んでしまうのは感動的でした。本当に大人3名分くらいの働きをしてくれます。

④預かり保育料の合計金額が増えました。

預かり保育については、時間が来ると料金が上がってしまうことにちょっと抵抗があり、5～10分のバッファは今でも持たせています。ただ、保護者の方には時間を超えると預かり保育料が追加で発生することは丁寧に説明してあります。預かり保育の管理と保育料の計算をバスキャッチで管理するようになってから、預かり保育料の合計金額が増えました。

導入前は、保護者のお迎えがちょっと遅れても、おまけをすることがありました。それがバスキャッチで管理することにより、ずいぶんおまけしていたんだな、と知らされました。

⑤コロナ対応にも活躍しました。

新型コロナウイルス感染症の影響で休園したり、分散登園や短時間にしたりということがありました。休園したときは、お知らせメール配信で動画や画像を配信して、家庭での過し方をサポートしました。スムーズに保護者と連絡が取れる手段を持っていることは、イレギュラー対応が必要となった場合も、心強いと感じました。

⑥現金の取り扱いが減りました。

バスキャッチで保育料計算・口座振替を行い、預かり保育料も一緒に口座振替をするようになりました。また、夏の冷房費、冬の暖房費、給食費も口座振替にしました。その結果、手元で現金を取り扱うことがずいぶん減りました。先生たちが現金を計算したり、私が集金したお金を金融機関に入金に行くことも少なくなりました。

今後、用品の注文や写真の注文もバスキャッチで行うことを検討していますので、そうなればキャッシュレスも可能になるかもしれませんね。

バスキャッチを評価してください。

ICTの活用はどの業界でも言われていますが、バスキャッチを導入してみて、人と人とのつながりを大事にしながらも、なおかつITがやってくれるところがあるんだな、と勉強になりました。具体的にはバスキャッチの導入でいろいろな仕事から解放されました。本当に満足していますし、もっと活用しないといけないと思っています。スマートフォンに生活を支配されるのはナンセンスですが、幼稚園運営について活用できるもの、ICTは取り入れた方がいいと思います。

先生たち大人が雑務で忙し過ぎて、疲れていてギスギスしていたら、子どもたちもそうなってしまいます。やっぱり幼稚園にいる大人は余裕があってニコニコしていないといけません。先生たちの余裕と笑顔にバスキャッチは大きく貢献しています。

バスキャッチ並びにVISH株式会社へのリクエストなどありましたらお聞かせください。

まだ機能の半分くらいしか使っていないと思います。何かわからないことがあると、今でもすぐにVISH株式会社にヘルプの電話を入れてしまいますので、私たちももっと勉強しないといけないですね。ただ、こんなことできませんかと訊ねると、こうすればできますよ、と教えてもらうことが多く、サポートについては十分に満足しています。

できれば定期的に使い方や活用についてチェックをしていただき、私たちの使い方のメンテナンスとともに、アドバイスの機会を増やしてもらえるといいですね。