大阪体操クラブ 様
会員800名の入退館管理にも活用。
事務作業が合理化でき、指導に使える時間が増加しました。
大阪体操クラブ チーフインストラクター 中山智己 様
設立40年以上の歴史を誇り、体操クラブの老舗の一つともいわれているのが大阪府枚方市の大阪体操クラブです。各種大会での入賞も多く、選手をめざす会員から人間育成・健康促進をめざす会員まで約800名が所属。スタッフからのシステム導入を希望する声を背景に「スクール管理システム＋バスキャッチ」を導入し活用しています。大阪体操クラブの指導方針と「スクール管理システム＋バスキャッチ」の導入効果について、大阪体操クラブ チーフインストラクター 中山智己様にお話を伺いました。
本格的な競技指導から体操を通じての人間形成・健康増進まで
大阪体操クラブについて教えてください
1977年4月に大阪体操クラブとして枚方市南中振でスタートしたのが始りです。器械体操の専門指導に加え、保育と体操を取り入れた保育体操園を併設するなど、特色ある運営に取り組んできました。手前みそになりますが体操クラブとしてはかなり古く、老舗ともいえます。他の体操クラブとの違いは、最初から競技指導が前提でスタートしており、そのため400㎡ある体育館を借りて始めました。当初は四天王寺高校体操部監督の今木重次氏が来られており、同校体操部の生徒が選手コースに入会してトレーニングを行っていました。
その後、1997年9月に火災に遭い体育館は全焼しましたが、翌10月には寝屋川市で再開。2001年1月からは枚方市出口に移転し、そして2020年9月から現在の枚方市東田宮に新築オープンしました。
大阪体操クラブの指導の特徴を教えてください。
40年以上の歴史を持つ選手育成のための専門指導コースのほか、親子体操教室から幼児、小・中学生が体操を通じて人間形成・健康増進を目指す一般向けコースなどがあります。いずれのコースでも、器械体操をスポーツとして楽しみながらも、多数の経験豊富なコーチが各カテゴリ、スキル、選手の特性に合わせた指導を行っています。現在、会員は約800名（スポーツ学園を含む）、コーチ（体操指導員）は10名（スポーツ学園の保育士を除く）在籍しています。
専門指導コースには体操競技選手権大会の出場選手も多数在籍しており、中には体操のU15強化指定選手に選ばれている選手もいます。このように話すと、競技指導から始まった体操クラブだけに、本格的に競技に取り組まなければいけないと思われるかもしれません。体操に本格的に取り組む選手ももちろんいますが、小学校・中学校と体操を学んだ後、自分のやりたい競技を見つけて、その競技に進む子どもたちも大勢います。また、合宿、キャンプ、スキー、忍者道場など年間を通じてイベントや行事も充実しています。体操だけではなく、その他の遊びや運動を通じて、楽しみながら体力づくりや心の成長を促進していきます。
先に活用しているグループ会社から「スクール管理システム＋バスキャッチ」を紹介される
大阪体操クラブでは2022年9月から「スクール管理システム＋バスキャッチ」を導入して、活用されています。導入のきっかけを教えてください。
もともとスタッフから、システム導入をしてほしいという声はすごく上がっていました。例えば、スイミングスクールに行ったらこんなシステムを使っていました、フィットネスクラブではどうだったから、うちでもシステムを入れてもいいのではないか、という声です。実際にスタッフは体操の指導だけでなく、それに紐付いた事務的な業務をいろいろと行っていました。指導計画の立案も行っている中、少しでも事務作業の負担を減らせないかと考えていました。
導入いただく前は、どのようなかたちで事務作業を行っていたのですか。
リトライカードによる入退館の管理とポイントの付与、保護者へのメール配信などはシステムを使用していました。それ以外は紙媒体を出力して手書きというアナログな管理を行っていました。
欠席や振替は電話で受け付けており、かかってくる電話の8割は欠席・振替の電話でした。紙媒体では基本的に曜日単位で出席簿の管理をしています。ですので振替の電話があったら、該当する曜日の用紙をめくって確認をしていくことになります。というと簡単そうですが、当スクールには週1回通う会員もいれば、週2回、週3回、週4回の会員もいます。週4回の会員の振替を行う場合、該当する4つの曜日の出席簿を用意して、調べての対応になります。保護者の中には何回欠席したのかがうろ覚えの方もいらっしゃいます。するとこちらでは出席簿の確認をしながら、振替可能日程を探して、保護者とすり合わせを行います。一会員の振替にかなりの時間を使わなければなりません。
また、当スクールに電話は2回線ありますが、1回線で振替のやり取りをしていると、2回線目にも振替の連絡が入り、同じ日程になった場合、どちらが先かといった問題が出てくることもありました。この他にも、指導の記録や進級などもすべて手書で、紙媒体に記入していました。このように膨大な事務作業があったのです。
スクール管理システム＋バスキャッチ」をどうやってお知りになったのですか。
当スクールは、関西で体操スクール、フィットネスクラブ、スイミングスクールを展開しているスペックグループの一員です。すでに「スクール管理システム＋バスキャッチ」を活用している高砂フィットネスクラブ（兵庫県高砂市）から、「こういうシステムを使うと、事務作業や会員管理が楽になるよ」と紹介されました。
そこから当スクール代表がVISH株式会社に問い合せ、使い勝手や機能などを確認して、2022年9月に導入しました。
基本機能に加え、入退館チェックインのオプションを活用
「スクール管理システム＋バスキャッチ」の導入はスムーズに進みましたか。
各クラス担当が入力を行ってくれたのですが、導入準備はちょっと心配していました。会員情報の入力についてはVISH株式会社のサポートもあり、どこまで入力してあれば運用が行えるのかも教えてもらいましたので、まずは運用が行えることを優先して導入準備を行いました。運用を始めた後は、業務自体がかなり楽になりました。また、導入後に入会した会員は細かな住所まで入力済ですが、導入前の既存会員はまだ細かな住所まで入力が済んでいないクラスもあります。指導の傍らでの事務作業になりますので、どうしても時間が取りにくいためです。みんなで協力して年度内には入力を終わらせる予定でいます。
現在、どのような機能を活用していますか。
基本機能であるWeb振替予約、欠席連絡、スクール管理機能のクラス編成・進級処理・出席簿、れんらくアプリを活用してのお知らせなどのメール配信。そしてオプションの入退館チェックインを活用して、ICカードを使った入退館のチェック、それに連動した保護者への通知の配信などを活用しています。
保護者の方のスマートフォンにれんらくアプリをインストールしていただく際、問い合せなどはありませんでしたか。
おおむねスムーズにインストールしていただけました。ただ、何件か問い合せがあったのは、通知機能の設定に関してです。通知がオンになっているとアプリに数字で通知件数が表示されますが、それがなされないという問い合せです。多分、インストールの際に通知のオン・オフをたずねる画面でオフを選択してしまったからだと思います。VISH株式会社のインストールの案内にも書かれてはいますが、もう少しこの部分がわかりやすいといいですね。
入退館チェックインの活用状況はいかがですか。
会員が入退館すると保護者に通知が配信されるのが、とても好評です。以前のリトライカード時代から入館1回で1ポイントを付与しています。そして誕生月には追加のポイント付与かがあるのですが、当初はその機能がありませんでした。VISH株式会社に相談したところ、すぐに追加のポイント付与ができるように改修してくれました。システムが変わっても今まで通りのサービスができるようにしてもらえたのは、とてもありがたいと思っています。
ただ、短時間に数人続けてチェックインすると、入館の登録が漏れてしまう会員がいるケースがままありますので、こちらについてはぜひ調査をお願いしたいと思います。
保護者が自身の責任で振替予約を入力してくれる
「スクール管理システム＋バスキャッチ」の導入効果を教えてください。
1. 振替予約が人手を介さずに自動でできる。
以前の振替は、保護者からの電話を受けて、紙媒体の曜日ごとの出席簿を必要な曜日分取り出し、指導員から聞いているクラスの空き情報と照らし合せて行っていました。週何回も通って来る会員もおり、その作業は時間もかかり、たいへんなものでした。
現在では、れんらくアプリを通じて保護者が振替予約を入れてくれます。いままで受付スタッフらが手作業で行っていた振替の予約作業がなくなり、事務作業の合理化につながりました。そして予約を入れるのは保護者です。当スクールが電話などを受けて振替予約を入れるのではありませんので、振替予約を行うこと自体の責任が明確になったこともよかったと思います。また、手作業の場合はダブルブッキングなどのミスを想定して、どうしても少なめに受付けざるを得ませんでした。それがシステムで定員を設定しておけば、後は自動で振替予約を取ってくれます。会員の振替の機会を減らすことなく、クラス運営の効率化と最適化にもつながっています。
2. クラスの人数が正確にわかる。
以前は紙媒体の出席簿を指導員が数えて、今日のこのクラスは何人の出席かを把握していました。いまでは、タブレットで出席簿の画面を出すだけで正確な人数がわかります。すると指導計画も立てやすく、誰が何を学ぶかも明確になります。結果として、よりよい指導を会員に届けることにつながっていると思います。
3. 送迎バスに乗車する会員が明確にわかる。
送迎バスを運行する前に、欠席連絡を反映した乗車名簿を参照できるようになり、乗せ忘れ、降し忘れといった事故につながる懸念材料を一つ少なくすることができました。以前は電話で欠席連絡を受けていたため、バスの出発との入れ違いなどで、運転手に正確な情報が届けられていない場合がありました。もちろん乗降の際にはきちんと確認をしていますので、事故につながることはありませんでしたが、安全性をより担保できるようになりました。
会員満足の向上にも貢献
「スクール管理システム＋バスキャッチ」の評価を教えてください。
システム導入で、事務作業が削減され、指導に専念できる環境が整いました。欠席や振替予約の電話受付、紙媒体への記入の時間など、事務作業の合理化がかなり進みました。その分、会員の指導や指導の準備に時間をかけられるようになり、会員満足の向上にも貢献していると思います。
また、導入時には何回もサポートに連絡を取らせてもらいました。折返しの電話連絡もスピーディーですぐに疑問を解決する回答がもらえたのは、導入前の不安解消の一助となりました。導入後もクリエストにすぐに応えてくれるなど、たいへん助かっています。
「バスキャッチ・スクール管理システム」の今後の活用予定やリクエスト、VISH株式会社への期待などがありましたら教えてください。
入退館チェックインでICカードの読み取りができないケースがあることは、調査をお願いします。また、以前のリトライカード時代は、カードにポイント数が印字されており、会員はそれを見ることができました。「やった何ポイントだ」といったコミュニケーションにもつながっていたんです。何か入館時にポイントがわかる仕組があれば、ご提案をお願いいたします。
まだすべての機能を活用できているわけではありませんが、新しい機能の活用の際などはサポートをお願いします。そして他のスポーツクラブなどで、どのような活用をしているのかについても教えてください。期待しています。
大阪体操クラブ 中山様、今回は貴重なお話をありがとうございました。
ご要望にありました「入退館チェックイン機能」については、当社で調査と検討を進めてまいります。
今後とも何卒、よろしくお願い申し上げます！
スクール管理システム＋バスキャッチでは、Zoomを活用した無料オンライン相談・デモ紹介を実施しております。専門スキルを持ったスタッフが対応いたしますので、どんなことでもお気軽にご相談ください。
取材日時 2023年2月
