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利府おおぞら幼稚園様

幼稚園の運営にフィットしているかを見極めてから、
全園で「園支援システム+バスキャッチ」を導入。
園を運営する重要なインフラとして機能しています。

学校法人東北外語学園 利府おおぞら幼稚園様

学校法人東北外語学園が運営する幼児教育分野には、現在、宮城県内に3つの幼稚園と3つの保育園、さらに企業主導型保育所3施設があります。また、千葉県内に姉妹法人を含め2つの幼稚園の運営を行っています。学校法人東北外語学園 理事長 橋本綱夫様と利府おおぞら幼稚園 園長栗村由佳様に「園支援システム+バスキャッチ」の導入の経緯と活用例、導入効果についてお話を伺いました。


型にはめる教育ではなく、一人ひとりの個性を大切に

学校法人東北外語学園、並びに利府おおぞら幼稚園について教えてください。

橋本: 学校法人東北外語学園は、1946年に仙台市で創立された東北外国語学校が礎となっており、1980年に学校法人として認可を受けました。創立にあたっては、荒城の月の作詞者である英文学者、土井晩翠先生を創立発起人代表として在仙有識者が発起人となっています。

現在、幼児教育分野においては、仙台市に隣接する利府町及び多賀城市において、利府おおぞら幼稚園、利府第二おおぞら幼稚園、せいがん幼稚園の3幼稚園、 利府おおぞら保育園、利府第二おおぞら保育園の2認可保育所、利府葉山保育園及び笠神認定こども園の2認定こども園を設置運営しています。 7つの園がそれぞれの地域特性や園環境を活かし、各園の個性豊かな教育・保育を行っています。なお、7園のほかに職員の子どもを預るための企業主導型保育所が3施設あり、千葉県では坪井幼稚園、はくと幼稚園の姉妹法人2園を運営しています。

栗村: 利府おおぞら幼稚園は1981年に設置運営を開始し、現在は園児188名、教職員34名で年少・年中は各3クラス、年長は2クラスで運営にあたっています。
園の方針としては、自然の中で子どもたちをのびのびと育てていこう、子どもが持っている本来の力をみんなで伸ばしていこうと考えて教育にあたっています。幼稚園時代を楽しく過せればいいということはもちろんですが、10年後、20年後、より一層複雑な社会になっていっても、しっかり生きていける、幸せになれる人間を育てていきたいというのが、今のコンセプトです。型にはめる教育ではなく、一人ひとりの個性を大切にしながら育てていく教育を行っています。

今はコロナ禍ということで積極的には行っていませんが、異年齢の交流も計画的に行ってきました。例えば登園時にお兄さん・お姉さんが年少さんをクラスに連れて行ってあげたり、遊んだりすることで、年長者へのあこがれ、自然に面倒をみる気持ちを育んでいきたいと考えています。
また、時代とともに必要となるものは変化しています。子どもたちの可能性を広げるためにグローバル化ということで、年中以上に英語教育を本格的に始めました。毎日50分のレッスンだけでなく、園での生活の中でネイティブの4名の先生と一緒に過したり、自由にふれあい遊ぶ中で、自然にいろいろな文化を感じ取れる環境をめざしています。

利府おおぞら幼稚園の園舎

保護者の利便性向上と職員の業務負担軽減

利府おおぞら幼稚園では現在、VISH株式会社の「園支援システム+バスキャッチ」を活用しています。「園支援システム+バスキャッチ」を知ったきっかけを教えてください。

橋本: 最初に導入したのは2016年のことで、当時、私が園長を務めていた利府第二おおぞら幼稚園でした。「園支援システム+バスキャッチ」そのものはホームページで知りました。興味を持ちVISH株式会社に連絡を取って来園してもらい説明とデモを拝見しました。あっ、これは便利になるな、職員の助けになると思い、導入を決めました。

その頃は利府第二おおぞら幼稚園の園長として、どのようなことにお困りだったのですか。

橋本: 一番はバスの運行管理です。この辺りは冬になると雪が降ります。雪が降るとバスは大変渋滞します。以前はバスが来ないと10分、20分、ときにはそれ以上、保護者にお待ちいただくこともありました。
朝の保育準備を行う時間に欠席連絡の電話を受けるのも大変でした。朝8時から電話連絡を受け付けていましたが、風邪などが流行る時期は電話が鳴り止みません。保護者にとっては、欠席の電話をしてもなかなか通じないこともありました。

預かり保育もニーズの高まりに伴い、預り方のパターンが増えており、人力で対応する限界が近づいていました。料金徴収も現金でその都度行っていましたので、ミスも発生しています。また、情報共有ミスで預かり保育利用児をバスに乗せてしまうといったこともありました。
これらは保護者に大きなご不便をおかけするとともに、教職員にとっても大きな負担となっていました。なんとか解消できる方法はないかと探していたときに出会ったのが、「園支援システム+バスキャッチ」だったのです。

「私が園長を務めていた当時、最初の導入を行いました」と橋本綱夫理事長

「園支援システム+バスキャッチ」の導入はスムーズに進みましたか。

橋本: 今まで人力ですべてやっていましたので、導入すれば必ず便利になるから使ってみようと声をかけてスタートしました。ただ、朝の欠席の連絡を「れんらくアプリ」に変更することに対して職員から「欠席の電話をいただいたら『お大事にしてください』とひと言添えていました。それができなくなるのは心苦しい」という声もありました。心を込めてきちんと対応してくれていることがわかり、うれしかったのですが、まずはやってみましょうということで「園支援システム+バスキャッチ」の運用を開始しました。

どのような内容を確認したのですか。

まず、バスに早バスと遅バスがあり2部制になっていることに対応できるかということ。さらにお帰りにもいろ
いろなパターンがあります。課外活動に参加する子もいれば、預かり保育の子もいます。クラブ活動が終わってか
ら預かり保育になる子もいたりと様々です。こうした内容への対応を確認した上で、導入を決めました。
導入の目的は、保護者の利便性を向上しながら事務の効率化を実現するためです。

導入後のことですが、こちらのいろいろなパターンへの対応で困っていることを逐一相談すると、きちんと解決
してくれました。預かり保育の途中でクラブ活動がある場合は、預かり保育を中抜けする形を作ってくれたり
と、とても助かりました。追加料金やオプション料金はなしでの対応ですから、それが一番ありがたかったです
ね。

導入によりお困りごとは解消されたのでしょうか。

橋本: 解消されました。バスに関してはGPS車載機を搭載して、「バスの到着案内メール」を保護者にお送りできるようになりました。保護者はいつバスが来るのかがわかるようになり、長時間バス停でお待ちいただくことはなくなりました。
欠席の連絡もれんらくアプリで行えるようになりました。例えば夜に熱が出て明日は欠席というとき、今までは翌朝8時を待って電話をかける必要がありました。それが明日は欠席とわかった段階で連絡できますので、朝一番で病院に行くこともできます。園としては、朝の欠席連絡の電話がほとんどなくなりましたので、職員の負担が軽減されました。また電話がかかってくるのは、電話で話す必要がある問題のみになりましたので、しっかりと対処できるようになりました。
預かり保育も「園支援システム+バスキャッチ」で管理するようになり、誰がいつ何時から何時まで利用するのかが明確にわかります。預かり保育料も合わせて計算できますので、毎日の現金集金もなくなりました。

導入により保護者の利便性が高まったことに加え、職員の業務負担が軽減され、その分を保育に、子どもたちと向き合う時間にすることができました。
また、利府第二おおぞら幼稚園で導入したことには理由がありました。


現場の主体性を大事にしながらの導入が重要

どのような理由があったのですか。

橋本: 私が園長をしていたということもありますが、利府第二おおぞら幼稚園はその頃子どもたち全員で60~70名という比較的コンパクトな園でした。目が届きやすいということもあり、パイロット的に導入して、実際どのように活用できるのか、導入に伴う不安は解消できるのか、幼稚園の運営にシステムとしてフィットしているのかを見極めたいと考えていました。
見極めることができたので、他の幼稚園への展開も始めました。

次に導入していただいたのが、利府おおぞら幼稚園ですね。

橋本: そうですね。私はトップダウンで導入を進めるのではなく、「園支援システム+バスキャッチ」の良さをみんなに知ってもらい、これなら自分たちの園でもぜひ使ってみたい、という声が上がってから導入するようにしています。なぜなら園の立地や状況は異りますので、一律の導入ではなく自分たちで使ってみたい、どう使うかを大事にしました。

実際のところ、国の補助金でパソコンを導入しても、結局は活用されないままという例もあるようです。
やはり現場の職員が、自分たちで考えて導入して、この機能を使いたいからやってみようでスタートしないと、日々のオペレーションにまで落し込んで行くこと自体がやりにくいと思います。また、本部主導で進めていくと、今度は本部機能が肥大化してムダな仕事が増えかねません。現場の主体性を大事にしながらの導入が重要だと考えています。

現在では、運営するすべての幼稚園で「園支援システム+バスキャッチ」を導入していますし、千葉県にある2園でも導入しています。

園庭には山もあり、子どもたちに大人気。

職員向けのメール配信を情報共有に活用

利府おおぞら幼稚園では2019年7月から「園支援システム+バスキャッチ」の運用を開始しています。導入後の変化について教えてください。

1.安心してバスを待ってもらえるようになった。

栗村: 保護者に一番喜ばれたのが「バスの到着案内メール」です。何分後にバスが到着するかがわかり、非常に喜ばれました。先ほど理事長の話があったように、冬の寒い時期や道路渋滞による遅れなども、バスの状況が保護者にわかることで朝の忙しい時間をムダに過すことはなく、自宅で待っていただいています。

「バスの到着案内メール」は園にとっても非常に助かっている機能です、以前はバスが遅れると保護者に1件1件電話で連絡していました。それが今では自動でメールで連絡できます。当園はバス3台で、1台3便体制で運行しています。ですから、最初の便で遅れが出ると、次の便もその次の便も遅れが出てしまいます。するとそれらの便の保護者全員に電話連絡をしなければなりませんので、かなりの業務負担です。一斉メールによる連絡も併用していましたが、届かない方が結構多くて、それをチェックしての電話連絡も大変でした。
今ではバスの遅れがあっても問い合せの電話が入ることはありません。

2.連絡したいときに欠席の連絡ができる。

栗村: 以前、保護者には朝8時を待って欠席の電話連絡を入れてもらっていました。感染症の流行時期だと、園にある2回線の電話がふさがってしまい、つながらないこともありました。今ではれんらくアプリを使いで保護者が欠席を決めたときに、園に連絡を入れることができます。れんらくアプリを使い始めて、連絡したいときにできるのが一番よかった、と保護者から喜んでいただきました。

また、導入当初はれんらくアプリの使い方についての問い合せが何件かありました。その際、確認のためにVISH株式会社のサポートに連絡をすると丁寧に教えてくれて、そのまま保護者に伝えることで疑問の解決ができました。

3.要録作成がパソコンで行える。

栗村: 要録を手書きで作成していたころは、訂正などを行うのがとても大変でした。今では「園支援システム+バスキャッチ」で要録を作成していますので、職員の要録作成に関する時間の短縮と負担の軽減につながっています。

4.職員の情報共有に活用。

栗村: 職員はシフト制で勤務していますので、職員同士はすれ違いになることも多く、連絡が行き届かなかったり、引き継ぎがうまくいかないこともありました。今では職員向けのメール配信で情報共有を行っていますので、すれ違いによるミスなどはなくなりました。

5.どこからでもメール配信ができる。

栗村: コロナ禍では突然の休園といったこともありました。そんなとき、仮に自宅に居たとしても、保護者全員にメールを送信できるのはとてもありがたいと感じました。地震が発生したときも、明日、幼稚園はやるのかなという保護者の心配に対して、明日はどうします、とすぐにメールを送れるのも助かっています。
同様にアンケート機能も活用しており、例えばPTA総会の出欠なども集計された結果がすぐにわかりますからとても便利です。

「連絡したいときにできるのが一番よかった、と保護者に言われました」と栗村由佳園長

認識のズレが起きにくい、間違いのリスクが減ったことを評価

「園支援システム+バスキャッチ」を評価していただけますか。

橋本: 例えば、登園しているのにお休みだと思っていた、といった認識のズレは、場合によっては生命に関わる場合もあります。「園支援システム+バスキャッチ」導入により、そうした認識のズレが起きにくくなったことはとても重要だと思います。欠席などは保護者が伝えてくれたことが、そのままデータになりますので、認識のズレが起きにくい、間違いのリスクが減ったことは、「園支援システム+バスキャッチ」導入の成果として、高く評価しています。

VISH株式会社、「園支援システム+バスキャッチ」へのリクエストがありましたらお聞かせください。

栗村: たくさん機能がある中で、まだすべてを使いこなしているという状況ではありません。今後も運用上のサポートと活用した方が良い機能のご紹介をお待ちしています。

橋本: たくさんの子どもたちのお役にたって、喜んでもらえる、幸せになってもらえることが私たちの存在意義だと考えています。「園支援システム+バスキャッチ」はそうした私たちの活動を支えてくれるインフラです。導入している園によって使用する機能が異ったり、使い方が異っていますので、各園に合わせたフォローとご提案に期待しています。


橋本綱夫理事長(中)、栗村由佳園長(右)と弊社・齊藤(左)

利府おおぞら幼稚園様、本日はお忙しい中、
貴重なお話をありがとうございました。


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学校法人東北外語学園 利府おおぞら幼稚園様

https://http://oozora.tohokugaigo.ac.jp/oozora1

取材日時 2022年6月

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