マリアこども園について教えてください｡

マリアこども園は1955年秋、幼児人口の増加を迎えた須坂市から保育園設置の要請を請け、1956年に須坂マリア保育園として開設しました。その後、須坂市内の幼児教育の充実を図るために幼稚園設置の要請があり､1964年1月に長野県庁の認可を得て、須坂市で最初の幼稚園、須坂マリア幼稚園となりました。そして0・1・2歳児の乳幼児の保育の必要性を考慮し、幼稚園機能に保育園機能を持ち合わせるべく、2014年より認定こども園マリアこども園となりました。2018年にはマリアこども園隣地に乳幼児の保育に特化したマリアこども園を、2022年にはマリア幼稚園きたすざかを開設しました。
現在の園児数は149名で、定員は160名となっています。

当園は、以下の３つの理念に基づいて運営しています。
Smile「笑顔」：日々の生活の中で好きなこと・できることを増やし、自信を育む子どもたちを支え、保護者と一緒に子育ての喜びを共有し、子どもも大人も笑顔があふれるこども園を目指しています。
Confidence「自信」：様々な経験を通して子どもたち一人ひとりが自分の存在に自信を持ち、互いを認め合い助け合うことができる保育を行っています。
Relation「つながり」：“人とのつながり”（自分と同じように相手を大切に思う心）、“地域とのつながり”（人と人とのつながり）。この2つの“つながり”を子ども、保護者、地域に発信し、地域に開かれた子育ての拠点となる園づくりを行っています。

マリアこども園では現在､VISH株式会社の「園支援システム+バスキャッチ」を導入しています｡どのような機能を活用しているのか教えてください

当園では2021年7月に「園支援システム+バスキャッチ」を導入し、現在活用している機能は、欠席・遅刻・バス不要等の連絡管理、メール配信、園だより等のお知らせ通知、用品販売、園児と職員管理・職員の出退勤管理、預かり保育管理、保育計画作成、要録作成、アンケート作成などになります。
オプションとして、園バス運行状況、連絡帳機能、保育料計算・口座振替機能を導入し、外部連携サービスとしてワイイーシーソリューションズ社の「らくらく検温」を利用しています。

「園支援システム+バスキャッチ」の導入前は、どのようにしてこども園の管理業務を行っていたのですか。

導入前は他社システムを組み合わせて使用していました。園の管理業務のICT化に着手したのは、2014年に認定こども園になってからです。その当時、要録作成をICTを活用してできないかと考えました。要録作成ができ、作成した要録をクラウドで管理できるシステムを探していたとき、あるシステムを紹介してもらい、導入して利用してきました。

そしてバスの運行管理システムとメール配信システムは別々のサービスを導入しており、3つのシステムを併用して、園の管理業務を行っていました。
ただ、園のICT化という意味では20年以上前から取り組んできました。

3つのシステムを組み合わせて園の管理業務を行ってきたというお話がありましたが、どのような不都合があり、「園支援システム+バスキャッチ」を導入されたのですか。

やはり別々のシステムだと、データの連携も取れませんし同じデータを複数のシステムに入力する必要などが出てきます。ICT活用による業務の効率化を図りたかったのですが、どうしても限界が見えてきました。また、システムの制約で使用しにくい面も出てきていました。
そこでおつきあいがある協力会社などに、何か一つのシステムでできないだろうかと相談していました。

そこで出会ったのが「園支援システム+バスキャッチ」なのですね。

実は違います。「園支援システム+バスキャッチ」を導入する前に、同様のシステムの導入を決めて、2019年に導入の準備を進めたことがあります。来年度向けの園の説明会でも「システムが変ります」という案内を配布したり、要録のデータをどうやって移行するか検討していました。

ただ、このシステムは販売代理店経由だったため、相互のコミュニケーションが上手くいっておらず、きちんと料金体系などを把握しきれていませんでした。こういう機能を使いたい、と園の管理業務に必要な機能を使おうとしたところ、「それはオプションで別料金になります」と言われたのです。
正直、「ちょっと待ってくれよ、どうなっているんだ」と思いましたが、このまま進めることはできないので導入を中止しました。保護者にも案内していましたので、ご迷惑をおかけして心苦しかったのですが、致し方ありませんでした。

するとその時はいったん3つのシステムに戻されたのですね。

そうですね。その後もシステムを一つにできないかを色々な方に相談していました。そうしたところ、動画配信サービスとして利用している「おうちえん」を運営するスマートエデュケーション社から「園支援システム+バスキャッチ」がいいですよ、と教えてもらいました。代理店経由ではなく、開発している会社と直接話ができると聞いて、話を聞いてみようと思いました。
VISH株式会社に連絡を取ったのは、2021年3月でしたね。

「園支援システム+バスキャッチ」の導入に対しては慎重になったのではありませんか。

確かに慎重になりました。2019年のときは私と副園長の２名で話を聞きましたが、「園支援システム+バスキャッチ」のときは、畔上先生ともう１名を加え、合計4名で話を聞きました。

お話をお聞きすると当園がやりたいことが一つのシステムでできることがわかりました。また、VISH株式会社はシステムの開発と販売、そしてサポートを1社で行っています。いままでは直ではなく間に販売代理店が入っていることが多く、そこでコミュニケーションのズレがあったり、要望が反映されないという不満もありました。

「園支援システム+バスキャッチ」の導入の決め手は何ですか。

当園が欲しかったのは、園の管理業務を一元化できるシステムです。値段よりもサービス内容を重視しました。また、価格も基本機能とオプションが明確に分けて表示されていますので、わかりやすくていいと思いました。

そして何よりもダイレクトにお話できる点がいいですね。技術者が社内にいて、こちらの要望を直接受け止めてくれます。実際に使い始めてからの感想ですが、要望に対してのレスポンスが早いですね。
ただ、実際の導入は少し時間をかけて、新年度開始からではなく7月からにしました。

導入そのものはスムーズに進められましたか。

担当者を一人置いてデータの移行を行いました。要録については、卒園児のものは紙ベースで保管してありますので、在園児の分に関してはコピー＆ペーストで移しました。
メールについては、念のため半年近く併用しました。送信済みのメールについても、重要なものや使用頻度が高そうなものはコピー＆ペーストで移しました。

出欠については、4月・5月・6月については、改めて「園支援システム」に入力しました。これでもっと楽になるよね、と思って進めました。

また、口座振替機能を初めて利用したとき、それまで銀行引落で使用していた登録番号と、「園支援システム+バスキャッチ」で割り当てた番号が相違して上手く送信できないことがありました。それも「園支援システム+バスキャッチ」上のよくある質問（FAQ）を見て解決できましたので、こんなことで困るだろうな、というところをきちんと押さえていてすごいなと思いました。

「園支援システム+バスキャッチ」の導入効果について教えてください

①「連絡帳機能」により、コミュニケーションが“保護者と担任”から“保護者と園”に進化。

従来はノート型の連絡帳を使用しており、園児のカバンを経由して保護者と担任がコミュニケーションを取っていました。しかし、担任は園児全員の連絡帳を毎日書かなくてはならず、負担としては大きいものでした。そこで1ヵ月1ページのものに変更して、細かな連絡は付箋に簡単に書くように変更しましたが、記入量など個人差はどうしても出てしまいます。
また、連絡帳の入れ間違いや園児のカバンの取り違いで、園児の連絡帳が別の保護者のもとに行ってしまうケースもありました。

そこで「連絡帳機能」を導入したところ、今までは“保護者と担任のコミュニケーション”だったのが、“保護者と園のコミュニケーション”になりました。以前だと事務的な連絡が書いてあった場合、担任は教室から事務室まで行って「これこれお願いします」と伝えなくてはなりませんでした。「連絡帳機能」の場合、そうした連絡は事務室で見て必要な対応を取れますので、担任の負担は軽減されています。園からの連絡も以前は担任に伝えて、連絡帳に記載してもらいましたが、いまでは園から直接保護者に連絡することが可能になりました。また、保護者とのやりとりや園児の様子などを園全体で共有できるメリットは大きいですね。連絡帳を書くために担任が教室に篭ってしまうということもなくなり、園児と向き合う時間が増えていると思います。公開時間までは編集ができますので、新任の先生のコメントに不適切なものがないかといったチェックもできます。

②コロナ予防の検温のためにワイイーシーソリューションズ社の「らくらく検温」を導入。

新型コロナウイルスの感染予防のため、検温装置はいち早く導入しました。バスに各1台ずつと園の入口に設置して活用してきました。検温結果についてはきちんと残して、保護者にも伝えていくことが必要と思いました。しかし、全園児の分を記録するのはかなり難しいと困っていたところ、「園支援システム+バスキャッチ」の管理画面に「らくらく検温」との連携が掲載されていました。園児に関することはすべて「園支援システム+バスキャッチ」で完結したいと考えていましたので、早速問い合せて導入しました。検温結果は「連絡帳機能」に登園時の体温として記載されますので、保護者にお知らせすることもできます。

③「アンケート機能」で紙ベースの提出物がなくなる。

例えば保護者会への出欠を取る場合、お知らせを園児のカバンに入れて保護者に配布し、保護者が出欠を記載した紙はまた園児のカバンを経由して担任のもとに集まります。担任はそれを取りまとめて事務室に持ってきます。このような紙ベースでのコミュニケーションは、園児一人ひとりのカバンに入れるなど配布と回収の手間が担任にとって大きな負荷になっていました。現在では「アンケート機能」を活用し、保護者の出欠などについては担任を介さずに事務室で把握し、その結果を担任に伝えることができますので、担任の負担は大きく軽減されていると思います。
同様のことで物品販売などの現金による集金もなくなっていますので、担任の負担は軽減され、園児たちの向き合う時間が確保できていると思います。

「園支援システム+バスキャッチ」を評価してください

①社内に技術者がいて開発をしている。
社内に技術者がいれば、外部に発注する必要がなく、社内で要望に対して対応ができます。実際に当園でお願いしたことも、アップデートで反映されましたし、スピード感もあります。

②システム基盤がAWSクラウド上で構築されている。
Amazon Web Services（AWSクラウド）上でシステム基盤を構築していることも、システムに対する信頼感と安心感につながっています。

③Google翻訳機能をアプリに搭載している。
Google翻訳機能をアプリで使用できることで、外国籍を持つ保護者の方の安心にもつながっています。

今後、どのような機能を活用していく予定ですか。

まだ活用を開始して1年ですが、ほとんどの機能を使っています。ですから、もっと長期間使っていると園内でも錯覚するほどです。これからは各機能をより深く活用していくつもりです。