まこと幼稚園について教えてください｡

1969年設立のまこと幼稚園は現在、満3歳児のクラスを含め全14クラス365名が在籍しています｡

当園は「想像力を育む教育環境（IMAGINATION）」をコンセプトに、想像力を育むことで、子どもたちの人生をより豊かなものにして欲しいと考え、在園中に幅広い体験・経験ができるよう工夫しています｡例えば、「音楽は言語である」をコンセプトとしているオーストリア・ウイーンのヨハン・セバスチャン・バッハ音楽学校と提携しており、子どもたちが実際に楽器に触れ、音楽を通じて外国の方たちと友だちになれる試みも行っています｡

また、当園グループには身体障害者療護施設ハートフィールドを運営する社会福祉法人藹藹会、０歳～２歳の子どもたちを主にしたアットホームで小規模な保育園CUORE、当園が運営する放課後児童クラブ・アフタースクール夢の学舎などがあり、教育と福祉の融合を一つの経営目標としています｡

子どもたちは同じ幼稚園に通う子どもたちだけでなく、ときには身体障害者の方々との交流を持つことができ、自然体験や当園での学び、イベントなどバランスがとれた体験を通じて、健やかに成長していって欲しいと考えています｡

現在､まこと幼稚園では「園支援システム＋バスキャッチ（以下バスキャッチ）」をどのように活用していますか?

まこと幼稚園では、2015年2月にバスキャッチを導入しました｡当園では職員一人1台のタブレットを支給し、教室の授業で、あるいは子どもたち降園後の各種事務処理に活用しており、現在ではバスキャッチが持つ下記の機能のほぼすべてを活用しています｡

①園バス運行状況配信
②保護者からの欠席や預かり保育の連絡
③お知らせメール配信
④名簿管理・勤怠管理
⑤保育料計算・各種申申込
⑥各種印刷

活用の例としては、
・タブレットを使っての登園降園時の打刻、預かり保育の入退室管理
・各種申込機能を使って、イベントの出店で使用する食券の申込受付
・物品購入機能を使って、新入児童の制服購入の申込受付
などがあげられます｡

また、先にお話した当園グループの身体障害者療護施設ハートフィールドはじめすべての施設で、バスキャッチを導入しています｡

バスキャッチ導入の経緯を教えてください｡

自分たちが構築したシステムがバスキャッチに変わり、職員一人1台のパソコンがタブレットに変わりましたので、使い勝手など向上した部分も多々あります｡もともと、園の運営における流れや職員が行う事務処理そのものは今までもシステムで行っていましたが、バスキャッチはクラウドサービスですので、複数台の端末で１つのデータを管理していることのメリットは非常に大きかったです。
バスキャッチ導入により、効果を感じられる例は下記の通りです｡

①朝の欠席連絡、降園時の問い合せへの電話対応がなくなりました｡

バスキャッチの「欠席・遅刻連絡」機能を利用することで、朝と降園時の電話対応がほぼゼロになりました｡特に最初の1週間はこんなに電話が来なくて大丈夫なのかと心配したくらいです｡電話対応がない分、余裕を持って保育への準備や子どもたちと向き合う時間が取れています｡また、保護者には時間に余裕ができてから、ゆっくり折り返して会話をすることもできるようになったので、コミュニケーションが減るどころか増えてきた印象です。

②バスの運行がスムーズになりました｡

当園の園バスは園で定めたバス停に集合して頂くのではなく、自宅前での乗降を行っています｡導入前、保護者の手元には園バスの時刻表しかありませんでしたから、バスが到着する音を聞いてから家の外に出られていました｡いまでは「れんらくアプリ」を使用して、バスの運行状況を保護者にお伝えしていますので、バス到着前に自宅前に出られているケースがほとんどとなり、バスの運行がスムーズになりました｡ また、バス送迎コース作成機能は、担当職員のコース作成の負担を取り除いています｡

③紙によるお知らせ配布がほぼゼロになりました｡

「メール」機能を利用して、園からのお知らせはメールでお伝えするようになりました｡バスキャッチの専用スマホアプリは、従来のE-mailのように保護者のセキュリティによってメールが届かないということが無いので、園にとっても保護者にとっても利便性が向上したのではないかと思います。紙に印刷して、折って、お知らせを配布することはほぼゼロになり、紙・印刷のコスト、配布の手間がなくなりました｡その分、職員は子どもたちや保護者と向き合う時間が増えています｡
ただ、「遠足のしおり」については、「紙で配布して欲しかった」という保護者の意見もあり、お知らせ類のメールか紙かの運用については、今後も意見をいただきながら検討を続けたいと考えています｡

④新入園児の制服購入にかける時間が軽減されました｡

以前の制服販売は、新入園児と保護者に来園していただき、試着をして、その場で申込書に記入していただき、申込内容をパソコンに入力・計算をし、購入代金をお預かりしました。そのために職員7〜8名で半日がかりでの対応でした｡ それが「物品購入」機能を使って事前にスマホ・ガラケー・パソコンから注文を頂けるので、来園時には会計だけとなり、時間・人員ともにもずいぶんと削減されました｡

バスキャッチを導入される際に、気をつけたことはありますか?

保護者の方には「れんらくアプリ」をご自身のスマートフォンに入れていただく、あるいはメールの受信設定をしていただく際、できるだけ負担とならないよう、ていねいなご説明を心がけました｡

導入時は、操作方法を含めたさまざまな問い合せが来ると予測していましたが、ほとんど問い合せはなく、保護者の方たちにもスムーズに使い始めていただくことができました｡これは「欠席・遅刻連絡」機能だけでなく、他の登園降園時の打刻や物品購入も含めてすべてに当てはまることです｡
すでに保護者の方々は私生活で、スマートフォンやアプリを利用して、買い物や友人との連絡などを行っていらしたことから、バスキャッチに関しても自然と受け入れていただけたのではないかと考えています｡

また、メールに添付したPDFが開けないという問い合せがごくまれにあります｡その際は、開き方をお伝えするのではなく、「開けない場合は紙で配布しますから気軽におっしゃってください」と対応としています｡

最後に「バスキャッチ」及びVISHへのご要望などありましたらお願いします。

バスキャッチは幼稚園、保育園、こども園に対応した指導要録・保育要録の印刷までできますから、大変使い勝手がいいシステムだと思います｡ただ、余分な機能はつけない、よりシンプルにする方向で開発を進めていただきたいですね｡余分な機能は余分な仕事につながり、職員の負担増となりますから｡現在でもバスキャッチはずいぶんとシンプルにできており、パソコンが得意じゃない職員でも使いこなすことができますが、現状の機能、操作手順でも省けるところは省いて、よりシンプルをめざして欲しいと考えています｡