とちぎYMCAについて、そして宇都宮市の指定管理者として運営している宇都宮市子どもの家について教えてください｡

とちぎYMCAは1978年、譲渡を受けた「さくらんぼ幼稚園」の運営からスタートしました。当初から取り組んでいるのが、英会話クラスや国際交流であり、ユースボランティアリーダーと共に野外活動やチャレンジド活動を実施しています。1993年には日本のYMCA初となる特別養護老人ホーム「マイホームきよはら」を開設しました。そして、ひがしやまアトムクラブ（学童保育）を足利市の委託によりスタートしています。

2021年4月よりアフタースクール事業部として、宇都宮市子どもの家Cブロック7拠点、宇都宮市子どもの家Gブロック7拠点の計14拠点を宇都宮市の指定管理者として運営を行っています。現在、14拠点合計で約1400名の児童が利用しています。また、子どもの家の運営に関わる職員は約140名です。

YMCAには「みつかる。つながる。よくなっていく。」というスローガンがあります。このスローガンはアフタースクール事業はもちろんのこと、あらゆる活動・事業において大切にしています。子どもたちに置き換えると、友だちと会える、出会える、つながる、新しい遊びをみつける、友だちが出来たり職員とつながったり、新しい出会いなどがあり、児童自身がよくなっていくのでないかと考え、そのような子どもの家の運営をめざしています。

宇都宮市子どもの家の運営を始めるにあたり、とちぎYMCAでは「れんらくアプリ」を14拠点で同時に導入しました。れんらくアプリを選ばれた理由をお聞かせください。

とちぎYMCAが運営している「認定こども園 さくらんぼ幼稚園」において8年ほど前かられんらくアプリを活用しています。子どもの家の運営管理者になることが決まってから、いろいろなシステムのご提案をいただきましたが、さくらんぼ幼稚園で活用しているという事例がありましたので、実際にはれんらくアプリ一択でした。

幼稚園で使用していて、保護者の視点、子どもたちと接する先生の視点、そして事務部門の視点の3つの視点から見て、れんらくアプリが有用なツールであることがわかっていましたので、指定管理者の応募書類には製品名こそ書きませんでしたが、こういう連絡手段を取りますと明記して応募しました。

14拠点で同時に導入されましたが、子どもの家そのものの引き継ぎもある中で、どのように進めたのでしょうか。

宇都宮市子どもの家は市内に67拠点あります。2021年4月に指定管理者に運営を委託する前は、地域の方や保護者が運営にあたっていました。利用する児童数は年々増加しており、児童と向き合う時間、そして利用料徴収といった事務作業も年々増加して運営を圧迫していたことから、指定管理者を導入したという経緯があります。

すべての拠点で一斉に導入できる準備は進めていましたが、徐々に導入されたわけですか。

実際には新型コロナウイルス感染症の影響から、保護者の皆さんにお伝えすることが増えてしまい、6月にはれんらくアプリをインストールしていただき、メール配信機能の活用を開始しました。

一方で本部では4月から利用料の計算と口座振替機能を使っていました。しばらくは活用するのは本部だけかな、と思っていたのですが、コロナ禍という状況が導入を早める結果につながりました。

保護者の方にれんらくアプリをインストールしていただくのはスムーズに進みましたか。

特に問題なくインストールしていただけました。小学校でもメール配信はしていますし、れんらくアプリはQRコードを読み込んで登録するだけなので、簡単にできたようです。

予定よりもれんらくアプリの運用が早まりましたが、何か影響はありましたか。

子どもの家で働く職員には子どもの育成支援に集中できるように事務の負担を減らすよう心がけていますが､パソコンを使用するストレスについても配慮をしていきました｡
コロナ禍でメール配信が必要になり6月より運用を始めましたが、運用の進行状況は各子どもの家の事情に合わせて進めています。

とちぎYMCAのアフタースクール事業部は､ブロック統括管理者が2名で7拠点ずつを担当しています。れんらくアプリの運用のサポートはもちろんのこと、各拠点を週1回は巡回して、職員とのコミュニケーションやサポート、管理を行っています

現在、れんらくアプリのどんな機能をお使いですか。

本部では、利用料計算・口座振替機能、児童管理として名簿管理機能を使用しています。こちらは2021年4月の導入直後からずっと使用しています。

子どもの家では、お知らせメール配信とアンケート機能を使用しています。アンケート機能では、例えば授業参観があるけれど利用しますか・しませんか、といった子どもの家の運営現場で知りたいことの保護者への確認に使っています。

少しずつ全体のIT化における理解を進めて、子どもの家の各拠点でメール配信やアンケート機能､欠席連絡機能などを最大限に活用できるようになっていきたいと考えています。

れんらくアプリの運用で工夫されていることがありましたらお教えください。

お話ししたように、子どもの家の職員のITスキルが揃っていないため、パソコン操作になれていればメール配信とアンケート機能、なれていなければメール配信のみといったように、各拠点によって使い方を工夫しています。

一度に全職員のITリテラシーをあげることはできませんが、徐々にできることを増やして、1日でも早くすべての拠点でれんらくアプリをフル活用できるようにしたいと考えています。

れんらくアプリの導入効果を教えてください。

1.業務の省力化につながった

宇都宮市が指定管理者制度を導入した理由のひとつに、現場の負担を減らして子どもの育成支援に集中できるようにしたいということがありました。まず、子どもの家の現場では、仮に新型コロナウイルスの関係で急きょ休館とする場合も、メール配信で保護者全員に即時に連絡をすることができます。人数が多い拠点は100数十名の児童が利用していますので、仮にその休館の連絡を電話で行うのはかなりの負担になります。
また、本部でも利用料の計算や銀行振替手続きを手作業でやろうとしたら、1400名いますのでかなりの負担であることは間違いありません。そうした業務をれんらくアプリ導入により、省力化、効率化ができたことは大きな導入効果です。

2.保護者からも好評のメール配信

保護者へのお知らせにメール配信機能はPDFで資料を貼付することができます。小学校では例えば給食の献立表などはいまだ紙で配布しているところも多いと聞いています。スマホ世代の保護者からはなぜ小学校のメール配信は同じにできないんだろう、という声も聞きました。アンケート機能もスマホで返信できますので、紙のお知らせに記入して切り取って提出といったことがありませんので､回答の提出漏れもありませんし､職員が既読のチェックができます。こうした使い勝手のよさも保護者からは好評です。

3.児童の管理がしやすい

会員管理がれんらくアプリによって行われ、児童一人ひとりの履歴がカルテのように管理できることはとてもいいと思います。利用を始めてから、どんな内容の利用があって、どの行事に参加して、ということがカルテのようにまとまっています。私は子どもの家を巡回しますが、途中、何か保護者に連絡しないといけないことがあっても、ネットに接続できさえすればれんらくアプリに登録されている児童情報を参照して連絡ができます。

とちぎYMCAとしては子どもの家だけでなく幼稚園や保育園､英語やウェルネスプログラムでもれんらくアプリを活用しています。導入以前はExcelベースでの管理でしたが、それがれんらくアプリによりクラウド化されました。会員管理、児童管理をどのようにするのが一番いいのかは、検討課題としてあげられることが多いのですが、現在はれんらくアプリになっています。

今後、どのような機能を活用していく予定ですか。

まず全拠点でメール配信とアンケート機能を使えるようにすることが第一です。そして2022年度には欠席・遅刻連絡管理機能を一部の拠点で使い始めました。初年度から使い始めたかったのですが、IT化への理解度促進が間に合わなかったため2年目からとしました。ちなみにこれまでは欠席などの連絡は電話で受け付けています。

また、テスト的にですが1拠点で職員の勤怠管理にも使っています。れんらくアプリは児童管理ができますので、職員管理までできると子どもの家に関連する内容を一つのシステムで管理できることになります。本部では会員管理、労務管理、財務といろいろなシステムにログイン・ログアウトしながら管理を行っています。ですのでリクエストになりますが、れんらくアプリで子どもの家につながる内容すべてを管理できるようになるといいですね。そして勤怠管理と連動して給与明細が発行できることに期待しています。

最後にれんらくアプリ並びにVISH株式会社へのリクエストがありましたらお聞かせください。

全国のYMCAではさまざまな場面でれんらくアプリを活用していますし、全国のICT担当者との情報交換も行っています。子どもにつながる部分のシステムはVISH株式会社がいいね、とみんなが評価しています。ただ、ICT専門の担当者はどこにも置いていませんので、みな私のように兼任です。子どもに関連する部分については、相談しながら、教えてもらいながら進めていきたいと考えています。また、こちらのリクエストを反映したバージョンアップも頻繁に行っていただいていますが、そうした対応もよろしくお願いします。